La réalisation d’un état des lieux d’entrée ou de sortie est une étape cruciale pour garantir une relation locative sereine. Ainsi, la mission principale d’un agent d’état des lieux consiste à dresser une description précise de l’état d’un bien à un instant t, afin de protéger les droits du propriétaire ou ceux du locataire. Dans cet article, nous vous livrons les clés pour devenir un agent d’état des lieux compétent et éviter tout risque de litige.

Les obligations relatives aux états des lieux d’entrée et de sortie

L’état des lieux est un document indispensable pour formaliser la condition d’un bien immobilier à l’entrée et à la sortie du locataire. En France, il est obligatoire et doit être annexé au contrat de location. Les obligations légales imposent à l’agent d’état des lieux d’être impartial et d’inclure des informations précises et objectives dans son rapport, tant pour protéger le locataire que pour assurer au propriétaire une restitution conforme à la réalité.

Les deux états des lieux d’entrée et de sortie doivent être comparés pour déterminer les éventuelles dégradations, qui pourront justifier une retenue sur le dépôt de garantie si elles ne relèvent pas de l’usure normale. Ainsi, un agent d’état des lieux doit garantir la transparence et la précision de ces documents, tout en respectant la réglementation en vigueur.

Les éléments à faire figurer dans les états des lieux

Pour réaliser un état des lieux complet, certains éléments sont indispensables :

• Informations générales : date, adresse du bien, noms des parties concernées (propriétaire, locataire, agent d’état des lieux).
• Descriptif de chaque pièce : état d’usure des sols, murs, plafonds, portes, fenêtres et équipements présents.
• Relevé des compteurs : élément indispensable pour la facturation des consommations d’eau, de gaz et d’électricité.
• Photos d’appui : des photos datées et claires pour illustrer l’état réel de chaque élément mentionné ci-dessus.

Ces informations détaillées permettent de limiter les zones de subjectivité et d’offrir une base de comparaison solide pour l’état des lieux de sortie.

Les 10 commandements à suivre pour éviter tout risque de litige

Lors de la rédaction d’un état des lieux d’entrée ou de sortie, la responsabilité de l’agent d’état des lieux est engagée. En effet, ces documents servent de base juridique en cas de désaccord entre locataire et propriétaire. En cas de litige, un état des lieux mal rédigé ou incomplet pourrait compromettre la protection de l’une ou l’autre des parties, exposant ainsi l’agent d’état des lieux à des contestations, voire des poursuites. Il est donc essentiel de suivre ces 10 commandements pour garantir un niveau de précision, de transparence et de rigueur irréprochable :

1. Soyez méthodique

Ne sautez aucune étape ni aucune pièce. Utilisez une checklist pour vous assurer de couvrir tous les points importants et assurer une description complète du bien. Par exemple, pour chaque pièce, pensez à détailler l’état du plafond, des murs, des sols, des portes, des fenêtres, des prises, des luminaires et des équipements présents.

2. Observez et notez chaque détail

Portez attention aux moindres détails, même ceux qui semblent insignifiants. Un défaut minime peut parfois provoquer un litige si son évolution n’est pas notée. Par exemple, notez et prenez en photo chaque défaut (mur fissuré, parquet rayé, plan de travail tâché, traces d’humidité, etc.).

3. Utilisez des outils performants

Munissez-vous d’outils comme un appareil photo, un mètre pour les dimensions des pièces et d’une application de gestion d’état des lieux comme Flatsy. Les photos sont indispensables pour appuyer vos observations et clarifier la situation de manière objective. Par exemple, mentionnez “une rayure de 10 cm de long sur le parquet à l’entrée de la chambre”.

4. Prenez des photos claires et datées

Les photos permettent de visualiser l’état exact du bien à un moment donné. Prenez des clichés dans chaque pièce, sous différents angles, et assurez-vous qu’ils soient bien datés pour une preuve irréfutable. Pensez également à prendre en photo chaque dégradation constatée.

5. Garantissez l’impartialité de vos rapports

Montrez-vous impartial et objectif dans vos observations. Vous ne devez ni prendre le parti du locataire, ni celui du propriétaire. En tant qu’agent d’état des lieux, votre rôle est de vous positionner comme un médiateur entre les intérêts du propriétaire et ceux du locataire pour éviter tout conflit d’intérêt.

6. Clarifiez les termes techniques

Utilisez un langage simple et compréhensible par tous. Évitez les termes techniques ou encore ambigus qui pourraient être sujets à interprétation et entraîner des malentendus. Le rapport doit être clair pour toute personne le lisant.

7. Évaluez l’usure naturelle

Différenciez les dégâts accidentels de l’usure normale. Par exemple, un parquet qui présente de petites rayures peut être considéré comme “usure normale”. En revanche, un trou dans le mur constitue objectivement un dommage.

8. Soyez transparent avec les deux parties

Prenez le temps d’expliquer aux locataires et propriétaires les points clés du rapport. Montrez-vous pédagogue et assurez-vous qu’ils comprennent bien les mentions importantes et les photos associées.

9. Détaillez les travaux et réparations à effectuer

En cas de dommage, indiquez les travaux et réparations qui seraient nécessaires avant de remettre le bien à la location ainsi que les raisons de ces réparations. Par exemple, en cas d’apparition de traces de moisissures, il sera probablement nécessaire d’engager un service de nettoyage spécialisé pour s’assurer de la qualité de l’air dans le logement.

10. Gardez une copie de chaque état des lieux

À la fin de chacune de vos missions, assurez-vous de conserver une copie des états des lieux d’entrée et de sortie à portée de main. Ces documents peuvent toujours s’avérer essentiels en cas de litige ultérieur.

En appliquant ces 10 commandements avec minutie, vous vous assurerez une restitution fidèle de l’état réel du bien, limitant ainsi les risques de conflits et renforçant votre crédibilité professionnelle.