Déléguer les états des lieux de vos biens à un prestataire peut représenter un véritable levier de productivité pour votre agence ou votre parc immobilier. Gain de temps, réduction des litiges, meilleure expérience locataire : les avantages sont nombreux… à condition de faire les bons choix dès le départ.

Voici 7 règles d’or à suivre pour confier ses états des lieux à un prestataire sans mauvaise surprise, et avec l’assurance d’un service professionnel, fiable et fluide.

1. Choisir un prestataire de confiance

Premier critère, et non des moindres : la fiabilité du prestataire. Avant de signer, prenez le temps de vérifier sa réputation :

• Quelles sont ses notes sur les plateformes d’avis ?
• A-t-il l’habitude de travailler avec des agences ou bailleurs similaires comme vous ?
• Les premiers échanges vous inspirent-ils confiance (écoute, clarté, réactivité) ?

Un prestataire bien noté, recommandé par ses pairs et transparent dans sa démarche commerciale constitue une base saine pour démarrer la collaboration.

2. Établir une checklist claire de vos besoins

Chaque gestionnaire a ses contraintes : horaires, volume, outils numériques, processus internes… Avant de confier vos états des lieux à un prestataire, posez-vous les bonnes questions :

• Le prestataire permet-il l’ajout de photos dans le rapport ?
• Son outil fonctionne-t-il hors connexion ?
• Peut-on comparer facilement les états des lieux d’entrée et de sortie ?
• Y a-t-il une aide à la rédaction via l’IA pour gagner du temps ?

Établir cette checklist vous évite les mauvaises surprises et vous aide à choisir un prestataire parfaitement aligné avec vos besoins opérationnels.

3. Vérifier les disponibilités étendues du prestataire

Pour maximiser vos délais de relocation, mieux vaut un prestataire disponible 7j/7, y compris en soirée ou le week-end. Cela permet d’enchaîner rapidement les étapes sans attendre la semaine suivante pour programmer un état des lieux.

En clair, plus la plage horaire est large, plus vous êtes efficace. N’hésitez pas à demander :

• Quels sont les créneaux horaires proposés ?
• Le service couvre-t-il aussi les jours fériés ?
• Peut-on programmer un état des lieux en urgence ? Si oui, sous quelles conditions ?

4. S’assurer d’un service client disponible et réactif

Un bon état des lieux, c’est aussi un bon accompagnement. Votre prestataire doit disposer d’un service client joignable facilement, en cas de souci sur le terrain ou de doute sur un rapport.

Idéalement :

• Une hotline dédiée ou un numéro d’urgence
• Des temps de réponse rapides par mail ou chat
• Une capacité à gérer les demandes de retouches ou modifications dans des délais raisonnables

5. Vérifier que le prestataire fonctionne en marque blanche

L’expérience locataire ne doit pas être brouillée par des interlocuteurs multiples ou inconnus. Assurez-vous que le prestataire intervient en marque blanche, c’est-à-dire sous votre nom, avec vos consignes, vos emails, et parfois même vos supports visuels.

Cela garantit une cohérence dans le parcours client et limite les incompréhensions entre locataires, propriétaires et prestataires.

6. Exiger des garanties de fiabilité

Un bon prestataire ne se contente pas de livrer un état des lieux : il s’engage. Avant de confier vos états des lieux à un prestataire, posez-lui les bonnes questions :

• Que se passe-t-il en cas de litige avec un locataire ?
• Le prestataire est-il assuré en responsabilité civile professionnelle ?
• Propose-t-il une réalisation gratuite ou remboursée en cas d’insatisfaction ?

Ces éléments sont essentiels pour sécuriser la relation et vous éviter des désagréments juridiques.

7. Opter pour un prestataire aux services complémentaires

Enfin, pour vraiment accélérer la commercialisation de vos biens, choisissez un prestataire capable de gérer plusieurs missions : visites, reportages photo, état des lieux…

Par exemple, chez Flatsy, un seul et même agent peut effectuer les état des lieux, les reportages photo et les visites, ce qui simplifie la gestion des clés, réduit les délais et évite les oublis. Un gain de temps considérable pour vous… et pour vos locataires.

Confier ses états des lieux à un prestataire, ce n’est pas simplement déléguer une tâche administrative : c’est un choix stratégique pour gagner en efficacité et améliorer l’expérience locataire. En suivant ces 7 règles d’or, vous maximisez vos chances de sélectionner un partenaire fiable, réactif et adapté à vos besoins.