L’externalisation des états des lieux d’entrée et de sortie est souvent perçue avec scepticisme par de nombreux professionnels de l’immobilier. En discutant avec eux, nous nous apercevons vite que leurs réticences les plus fréquentes tournent systématiquement autour des mêmes craintes : « Et si le travail était mal fait ou expédié ? », « Je vais perdre le contrôle sur une étape essentielle du processus locatif » ou encore « Cela pourrait augmenter le risque de litiges avec les locataires ou propriétaires ». Et si nous déconstruisions ces idées reçues ?

Ces préjugés, bien qu’étayés par des expériences isolées, ne reflètent pas nécessairement la réalité de l’externalisation lorsqu’elle est confiée à des professionnels compétents. Dans cet article, nous allons analyser les avantages et les inconvénients de l’externalisation des états des lieux pour vous aider à faire un choix informé et stratégique.

Les avantages de l’externalisation des états des lieux

Un gain de temps précieux

Le premier avantage de l’externalisation est qu’elle vous permet de vous libérer un temps significatif sur des tâches opérationnelles à faible valeur ajoutée. En effet, les états des lieux sont connus pour être longs et fastidieux. Ils nécessitent une organisation bien rodée et une procédure à respecter précise !

Ce sont autant de ressources internes qui pourraient être mieux utilisées pour des missions à forte valeur ajoutée, comme la prospection ou la gestion de la relation client.

Une expertise professionnelle garantie

Faire appel à des agents indépendants spécialisés dans la réalisation d’états des lieux garantit un travail rigoureux et conforme aux réglementations en vigueur comme le respect de la loi Alur par exemple. Les agents de terrain, comme ceux proposés par Flatsy, sont spécialisés dans la réalisation d’états des lieux précis et impartiaux, limitant ainsi les risques de contestation et les cas de litige. Ils ont à leur disposition des modèles d’état des lieux, ce qui est une garantie supplémentaire de la bonne réalisation des états des lieux et le recensement des informations obligatoires.

Une synergie opérationnelle accrue

Cerise sur le gâteau, chez Flatsy, les agents de terrain ne se limitent pas aux états des lieux. Ils peuvent également réaliser vos visites ainsi que vos reportages photos. Cette polyvalence vous permet de confier vos clés à un même prestataire pour externaliser toutes vos missions terrain et ainsi d’accélérer la commercialisation de vos biens. Résultats ? Un temps de vacance locative drastiquement réduit et une meilleure rentabilité de votre agence immobilière.

Une maîtrise des coûts

En parlant de rentabilité. Arrêtons-nous un instant sur le sujet des coûts engendrés par le recours à un prestataire spécialisé. Lorsque vous choisissez d’externaliser certaines de vos missions, les coûts liés aux états des lieux deviennent prévisibles et adaptés à vos besoins réels. Cela vous permet, par exemple, de mobiliser efficacement vos ressources internes, sur des missions stratégiques, tout en confiant les tâches ponctuelles à des experts externes.

Les inconvénients de l’externalisation des états des lieux

Un temps d’adaptation nécessaire

Intégrer l’externalisation dans son organisation peut demander un ajustement initial. Cela implique de définir des processus précis pour coordonner efficacement les activités internes et externes. Par exemple, il peut être utile de prévoir des points de contact dédiés entre votre agence et le prestataire pour centraliser les échanges. L’utilisation d’outils de suivi et de planification, de modèles partagés peuvent également être une garantie une transparence totale sur l’avancement des missions. Enfin, il est essentiel de prévoir une période d’évaluation pour ajuster les modalités de collaboration en fonction des besoins et des retours d’expérience.

Une peur de la perte de contrôle

Certains agents immobiliers peuvent également craindre une perte de contrôle lorsqu’ils ne gèrent pas eux-mêmes les états des lieux. Cette appréhension repose souvent sur la peur de ne pas avoir de visibilité sur une étape cruciale du processus locatif. Toutefois, elle peut être surmontée en choisissant un prestataire qui propose des comptes rendus clairs, illustrés par des photos et accompagnés de détails précis sur chaque élément inspecté. En outre, des outils numériques peuvent être mis à disposition pour suivre en temps réel l’avancement des états des lieux, renforçant ainsi la transparence et la confiance dans le processus. Chez Flatsy, des preuves photo viennent illustrer chaque état d’usage pour ne pas laisser de place à l’interprétation personnelle.

Une dépendance aux prestataires

L’externalisation peut créer une certaine dépendance envers les prestataires, car elle repose sur leur capacité à répondre efficacement aux besoins de l’agence. Si le partenaire choisi manque de rigueur, par exemple en fournissant des états des lieux incomplets ou approximatifs (oublis) ; cela peut entraîner des erreurs coûteuses pour le propriétaire ou l’agence (coûts de réparation, réalisation de travaux) allant parfois jusqu’à être source de litiges qui doivent être réglés devant la justice. De même, un manque de disponibilité pourrait retarder les échéances, perturbant ainsi l’organisation de l’agence et la satisfaction des clients. Pour éviter ces écueils, il est crucial de sélectionner un prestataire fiable et d’établir des contrats clairs précisant les obligations et les délais à respecter. Chez Flatsy, par exemple, nos agents sont notés par les particuliers à la fin de chaque visite et / ou état des lieux. Ainsi, vous pouvez vous assurer que la mission s’est déroulée sans encombre. En moyenne, nos agents obtiennent une note de 4,91/5.

Pour conclure cet article, si l’externalisation des états des lieux présente quelques défis, les avantages surpassent largement les inconvénients lorsqu’elle est bien encadrée. En choisissant un partenaire fiable comme Flatsy, vous pouvez optimiser votre performance, accélérer la commercialisation de vos biens et vous concentrer sur ce qui compte vraiment : développer votre activité.

En déléguant vos missions à des professionnels compétents, vous réduisez les contraintes opérationnelles tout en augmentant la satisfaction de vos clients. Alors, pourquoi ne pas sauter le pas et explorer les solutions d’externalisation des états des lieux ?