Exercer le métier d’agent immobilier, c’est avoir plusieurs casquettes. 

Si la gestion locative y occupe une place importante, c’est aussi la plus chronophage et celle qui génère énormément de paperasse. 

Soyons honnêtes : les travaux de secrétariat, ce n’est pas vraiment la partie la plus excitante du métier. Heureusement, il existe des solutions pour vous faire gagner beaucoup de temps et pour vous permettre de vous focaliser sur les missions à haute valeur ajoutée. 

Découvrez nos 8 astuces pour vous débarrasser enfin des tâches de secrétariat immobilier chronophages et pour gagner en productivité. 

#1 — Automatisez votre pige immobilière 

La pige immobilière est l’une des techniques de prospection les plus utilisées par les agents immobiliers. Mais elle est aussi fastidieuse et peut vite devenir chronophage ! En effet, scruter les annonces et approcher les propriétaires peut vite remplir votre agenda. 

Sachez qu’il existe des outils pour vous faire gagner beaucoup de temps et rendre vos piges beaucoup plus efficaces. 

C’est le cas notamment des solutions comme Yanport qui vous permet de surveiller votre marché et de détecter de vraies opportunités de mandats tout en évitant le flux d’annonces trop important. Ainsi, vous pouvez configurer vos propres alertes à partir du moteur de recherche de l’outil, en fonction de la zone géographique, du type de bien, du prix, de la surface, etc. 

#2 — Confiez vos visites immobilières

Gérer les appels téléphoniques, la prise de rendez-vous, le temps de déplacement, sans parler des annulations intempestives… Organiser les visites immobilières est devenu un vrai casse-tête qui peut vite grignoter des heures précieuses dans les agendas des agents. 

Vous aimeriez sans doute mieux utiliser votre temps que faire du standard téléphonique. 

Sachez qu’il est possible de vous faciliter l’organisation de vos visites immobilières grâce à des solutions comme Flatsy qui peut vous aider avec la prise de rendez-vous en ligne, l’automatisation des dossiers de candidature et la délégation d’une partie ou de la totalité de vos visites. Ainsi, vous pouvez vous focaliser sur votre cœur de métier ! 

#3 — Facilitez-vous le suivi des dossiers locatifs  

La gestion des dossiers et leur suivi administratif sont des tâches les plus fastidieuses pour les agents immobiliers. Récupérer les informations et documents des propriétaires et locataires, gérer les échanges téléphoniques, traiter les mails, vérifier les pièces… Soyons honnêtes, il s’agit d’un vrai travail administratif sans grande valeur ajoutée pour les professionnels de l’immobilier chevronnés. 

La solution ? Automatisez ! 

• Élaborez un questionnaire de pré-qualification en ligne pour éviter de perdre du temps avec des dossiers qui ne correspondent pas aux critères de vos propriétaires. Pour cela, vous pouvez utiliser des outils généralistes comme Typeform ou Google forms. Cependant, si vous souhaitez limiter la saisie manuelle en centralisant automatiquement toutes les données recueillies, mieux vaut vous tourner vers une solution métier, pensée pour le secteur immobilier, comme Flatsy.
• Choisissez un outil de gestion des candidatures pour les stocker facilement dans un seul endroit et permettre d’automatiser les relances en cas de pièces justificatives invalides ou manquantes. Des outils comme Flatsy vous aideront à gagner beaucoup de temps et vous assurer qu’aucun dossier de candidature ne soit perdu. 
• Vérifiez l’authenticité des pièces justificatives en un clic : ne perdez plus de temps à vérifier la validité et la véracité des pièces justificative de vos candidats comme les documents d’identité, bulletins de salaire et autres pièces obligatoires. Vous pouvez utiliser la solution DossierFacile pour vérifier automatiquement toutes les pièces justificatives demandées. 

#4 — Gagnez du temps dans la gestion des contrats et des signatures 

La gestion administrative des contrats est l’une des tâches de secrétariat immobilier incontournables, mais aussi très chronophages. Cela nécessite une bonne dose d’organisation et de patience : organiser un circuit de signatures peut vite devenir un défi, notamment du fait du contexte sanitaire incertain. 

Cependant, il existe des outils informatiques qui vous permettront de gagner beaucoup de temps et de sérénité, comme : 

• LeBonBail qui permet de générer des contrats de location entièrement personnalisables, et ce en quelques clics. Il vous suffit de remplir un formulaire simple en ligne (certifié conforme loi Alur). La signature du contrat se fait en ligne et est conforme aux exigences légales.

• DocuSign vous aide à organiser un circuit de signatures en toute simplicité : toutes les signatures se font entièrement en ligne. Vous avez aussi la possibilité d’archiver et de classer électroniquement tous les documents signés dans un espace sécurisé. 

#5 — Déléguez vos états de lieux 

Organiser et gérer les états des lieux est une activité très chronophage qui génère énormément de paperasse. Et les professionnels de l’immobilier le savent : ce n’est pas une simple formalité, mais une vraie procédure à suivre avec des contraintes juridiques pour garantir sa conformité et pour éviter tout litige. 

Bonne nouvelle, il existe des solutions fiables pour vous débarrasser des tâches administratives liées aux états des lieux ! 

Vous pouvez par exemple déléguer vos états des lieux à des professionnels spécialisés, comme Flatsy. Non seulement ils réaliseront l’état des lieux à votre place, mais aussi ils se chargeront de prendre un rendez-vous avec le locataire et vous renvoyer un état des lieux certifié. Et voilà, de nombreuses heures libérées de votre agenda et une charge mentale en moins ! 

#6 — Simplifiez-vous la gestion des quittances et la collecte des loyers 

Gérer la collecte des loyers n’est sans doute pas la partie la plus agréable de la relation client. C’est aussi une des missions administratives très énergivores et coûteuses en temps. Envoyer les appels à loyer, relancer les locataires, fournir des quittances, faire du rapprochement bancaire… Voilà du secrétariat classique dans le quotidien de n’importe quelle agence immobilière.  

Là aussi, des solutions existent pour vous décharger de ces tâches à faible valeur ajoutée et vous concentrer sur les actions plus bénéfiques, comme la recherche de mandats. 

Ainsi, vous pouvez opter pour une solution comme Tylto qui simplifie et automatise la gestion locative. Grâce à cet outil, vous pouvez gérer vos contrats de location, suivre les loyers et les impayés, faire des relances automatiques ou encore gérer votre comptabilité. 

#7 — Automatisez votre comptabilité  

Comptabilité et gestion : sans doute l’une des missions les moins affectionnées par les agents immobiliers… Impossible de passer outre, mais c’est aussi l’une des tâches de secrétariat administratif les plus éloignées de votre cœur de métier… 

Toutefois, il est possible de trouver une solution économique sans devoir tout confier à un cabinet d’expertise ou embaucher une secrétaire comptable. 

Parmi les outils disponibles sur le marché, il existe des logiciels comptables spécialement conçus pour l’immobilier, comme Sinao. Cette solution vous permet d’automatiser la facturation, le suivi de vos clients, la synchronisation bancaire ou encore l’export bancaire. 

#8 — Facilitez votre marketing immobilier 

Le marketing est l’une des missions incontournables des agents immobiliers pour se faire connaître, développer leur notoriété ou encore gagner de nouveaux mandats. Mais c’est aussi un vrai métier qui ne s’improvise pas et tous les professionnels de l’immobilier n’ont pas le temps d’investir dans une longue formation. 

Pas de panique ! Il existe des solutions de marketing immobilier et de pilotage de relation client sur lesquelles vous pouvez vous appuyer pour gérer efficacement cette partie de votre activité. C’est notamment le cas de Krier qui propose notamment de créer votre site web et de vous accompagner dans votre stratégie digitale. 

Envie d’aller plus loin pour libérer votre agenda des tâches de secrétariat à faible valeur ajoutée ? 

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