En tant que professionnel de l’immobilier, vous avez à gérer d’innombrables documents contractuels dans votre quotidien. Des bons de visite, un contrat de bail, une promesse de vente, un dossier de diagnostics techniques… de nombreux documents nécessitent la signature d’au moins deux parties pour être juridiquement contraignants. Avez-vous pensé aux outils de signature électronique immobilier ?

Le processus de signature engendre beaucoup de paperasse et demande souvent beaucoup de temps (qui pourrait être utilisé autrement !). 

C’est pourquoi de nombreux professionnels se tournent de plus en plus vers la signature électronique. Cette dernière a la même valeur que la signature manuscrite, si elle respecte certaines conditions de sécurité.  

En effet, la signature électronique permet de faire signer un document à distance, en format numérique, tout en garantissant sa sécurité et sa traçabilité. 

Comment fonctionne la signature électronique pour les documents immobiliers ? 

Quel logiciel de signature choisir ?

Suivez notre guide !

La signature électronique dans l’immobilier : pourquoi et comment ?

Passer aux documents signés électroniquement présente des avantages considérables. Vous avez la possibilité de recourir à la signature numérique pour la plupart des documents immobiliers. 

Quels sont les avantages d’un outil de signature électronique ?

Pour les transactions immobilières, la possibilité de signer numériquement les documents a de nombreux avantages :

• Un gain de temps précieux : elle permet de signer un document à distance, sans devoir fixer un rendez-vous physique entre les parties prenantes (l’acquéreur, le vendeur, le notaire, le bailleur ou encore le locataire).  
• Un gain d’argent : plus besoin d’envoyer systématiquement les documents à tous les signataires par courrier recommandé. 
• La simplicité : grâce à un outil de signature, cette dernière se fait en quelques clics, tout en étant entièrement sécurisée. Plus besoin de devoir trouver une date commune pour tous les signataires ! 
• La rapidité : le processus de signature est plus rapide qu’avec les documents papier. 
• La fiabilité : grâce à un certificat électronique, les documents signés ont la même valeur légale que les documents en format papier. 
• L’archivage électronique : plus besoin de scanner les documents page par page pour les conserver sans les perdre — de nombreux outils permettent un archivage sous format pdf avec un certificat numérique.  

Pour quels documents pouvez-vous recourir à la signature électronique ? 

La loi autorise le recours à la signature électronique électronique pour plusieurs types de documents couramment utilisés dans le secteur immobilier, à savoir :

• Un compromis de vente
• Une promesse unilatérale de vente 
• Un mandat de vente, de location ou de gestion
• Un contrat de bail immobilier 
• Un contrat de réservation
• Un mandat 
• Un contrat de construction de maison individuelle
• Un contrat de syndic
• Un état des lieux
• Un dossier de diagnostics techniques 
• Un règlement de copropriété
• Un acte de cautionnement (à condition de s’appuyer sur un mécanisme d’authentification fiable).

Même si tous ces documents sous format numérique ont la même force probante, assurez-vous aussi que les autres signataires (agences immobilières, notaire…) acceptent la procédure de signature électronique. 

La signature électronique a-t-elle la même valeur qu’un document papier ?

C’est la question clé, compte tenu des exigences légales qui entourent la signature des documents immobiliers. 

La réponse est oui : la signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite. En effet, l’article 1366 du Code civil prévoit que « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ». 

Selon la loi, la signature électronique « consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache ». 

C’est donc grâce à un certificat numérique délivré par le logiciel de signature électronique que les documents ont la force probante. 

Les différents prestataires d’outils de signature électronique doivent se conformer aux exigences de l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI). Si ces critères sont respectés, toute signature électronique est présumée fiable. 

Ce procédé, c’est un certificat électronique délivré par un prestataire de service de confiance qui répond aux exigences de l’autorité nationale, à savoir l’ANSSI. Si c’est le cas, toute signature électronique est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire.

Sachez également que la réglementation européenne, l’Identification électronique et services de confiance pour les transactions électroniques (eIDAS) prévoit 3 niveaux de sécurité pour un document signé électroniquement : simple, avancé et qualifié. 

Le comparatif des logiciels de signature électronique pour l’immobilier

Il existe plusieurs outils sur le marché qui vous permettront de passer rapidement à la dématérialisation de nombreux documents et de passer à la signature numérique. Voici notre comparatif de 5 logiciels de signature électronique.

HelloSign : le logiciel pour de très grandes structures 

HelloSign est une solution de signature électronique complète. Elle vous permet de gérer le flux de signatures en ligne. Conçu pour les grandes entreprises, ce logiciel de signature vous permet d’importer les documents à signer, ajouter les champs de signature et l’envoyer directement au destinataire par mail. Le signataire est notifié par e-mail du document qu’il peut signer sur l’ordinateur ou sur le mobile. 

Vous pouvez suivre toutes les demandes de signature sur un tableau de bord. Vous avez aussi la possibilité d’envoyer des rappels aux signataires et de visualiser tous les documents signés. 

HelloSign offre aussi la possibilité d’intégration dans un workflow documentaire, si vous possédez déjà un logiciel de gestion interne. 

Cet outil est utilisé avant tout par de grandes entreprises. Certes, il propose de très nombreuses fonctionnalités et des possibilités d’intégration. Néanmoins, c’est aussi source de sa complexité. 

Les tarifs varient en fonction de la taille de votre équipe et de votre utilisation. Il existe une version gratuite pour 1 utilisateur, avec un maximum 3 demandes de signatures par mois. Pour accéder à un nombre illimité de demandes de signature, les tarifs démarrent à 15 $ par mois. 

DocuSign : le leader du marché

DocuSign est l’une des solutions de signature électronique les plus connues sur le marché. Elle vous propose de faire signer vos documents en quelques minutes au lieu de quelques jours et promet une économie moyenne de 33 € par document, en éliminant toutes les tâches manuelles. 

Vous pouvez importer le document à signer de votre choix, ajouter les coordonnées des signataires et les champs à signer par un simple glisser-déposer, puis envoyer directement le document à partir de la plateforme. Le signataire est alors averti par e-mail du document à signer. Dès que le processus de signature est complété, toutes les parties prenantes sont averties et le document est conservé électroniquement dans vos dossiers. 

L’ensemble du processus est rapide, efficace et rend l’expérience client fluide. 

Sachez que DocuSign propose une offre spécifique pour l’immobilier, à partir de 9 € par mois pour un seul utilisateur et 5 demandes de signature.  

YouSign : pour le travail en équipe  

YouSign est une solution de signature électronique qui a été spécialement conçue pour le travail en équipe pour valider, clôturer et signer les documents. Elle vous permet de définir les circuits de validation de signature à la carte pour s’adapter entièrement à vos process internes. Ainsi, vous pouvez entièrement personnaliser les rôles de tous les utilisateurs. Un tableau de bord intuitif vous permet de suivre toutes les procédures en cours en un clin d’œil. L’outil permet également d’envoyer des relances automatiques pour clôturer les contrats. Pour assurer la sécurité, ce logiciel demande une authentification forte des signataires. Chaque document signé est horodaté électroniquement et vous pouvez le conserver dans un espace de stockage sécurisé. 

YouSign met incontestablement l’expérience utilisateur au centre de son outil, ce qui le rend adaptable et fluide. 

Bon à savoir : YouSign dispose d’une solution de signature électronique adaptée à l’immobilier. 

Son tarif ? À partir de 25 € par mois et par utilisateur pour le nombre de signatures illimité, avec un essai gratuit de 14 jours. 

ImmoSign : l’outil de signature électronique conçu pour l’immobilier 

ImmoSign est une solution de signature électronique spécialement conçue pour les métiers de l’immobilier (les agences immobilières, les constructeurs, les promoteurs et les aménageurs). Elle permet de signer électroniquement les documents comme les baux, les mandats, les compromis de vente, les contrats de construction de maison individuelle ou encore les contrats de réservation VEFA. 

À noter que ImmoSign se démarque de ses concurrents en proposant le recueil électronique et légal des mentions manuscrites, grâce au recueil des données biométriques de l’écriture des signataires. 

ImmoSign fournit également une tablette pour conserver la solennité de la cérémonie de signature. 

Enfin, la solution vous permet aussi d’envoyer des courriers recommandés électroniques, dans la procédure de signature, mais aussi pour d’autres lettres recommandées dans le cadre de votre activité. 

Les tarifs ne sont pas communiqués publiquement. En revanche, vous avez la possibilité de bénéficier d’un essai gratuit.

Sell&Sign : pour accélérer vos transactions immobilières 

La promesse de Sell&Sign est d’augmenter le rythme de vos transactions immobilières et de gagner en productivité. L’outil permet aux propriétaires, locataires, gérants ou encore syndics de signer à distance ou en face à face, sur tablette, sur smartphone ou sur ordinateur, même en mode hors-ligne.

Le point fort de Sell&Sign est d’être parfaitement adapté aux professions immobilières. La solution vous permet de signer des documents électroniquement, tels que les mandats de recherche, les bons de visite, le compromis de vente, l’état des lieux, le contrat de bail ou encore les baux commerciaux.  

Son tarif ? À partir de 9,90 € par mois pour la formule Basic (5 signatures électroniques par mois), puis sur devis, avec la possibilité d’un essai gratuit. 

Vous voilà prêt à passer à la signature électronique pour gagner du temps sur vos opérations immobilières courantes.

Si vous souhaitez aller plus loin dans l’optimisation de votre temps, sachez que Flatsy facilite le quotidien des agents immobiliers qui peuvent confier les visites à des professionnels chevronnés et ainsi se focaliser sur leur cœur de métier. 

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