Dans un marché immobilier en constante évolution, la rétention des collaborateurs, l’optimisation des recrutements et le bon déroulement de l’intégration des nouvelles recrues sont des éléments clés pour assurer le succès de votre agence.

Les difficultés actuelles sur le marché immobilier

La réalité du marché immobilier expose les professionnels à des défis majeurs, avec près de 9 agents sur 10 éprouvant des difficultés RH. Ces entraves sont multiples, allant de la pénurie de main-d’œuvre qualifiée à une hausse des taux de crédit, en passant par une baisse de rentabilité et une chute du nombre de transactions.

Les 5 leviers RH à activer

#1 – Retenez vos talents en interne

Les conditions de travail sont souvent la première chose qui nous vient à l’esprit lorsque l’on pense aux manières de retenir des talents en interne. Pour cela, vous pouvez par exemple envisager :

• Un espace calme où les employés peuvent se concentrer pour effectuer des tâches telles que la rédaction d’annonces ou la comptabilité, sans être dérangés par des rendez-vous clients ou des appels en cours. L’installation de calls box peut s’avérer être une solution pratique si vous disposez de peu d’espace.
• Une politique de télétravail flexible qui permet aux employés de travailler à distance lorsqu’ils n’ont pas de rendez-vous en physique ou lorsque les visites sont plus proches de leur domicile que de l’agence, afin d’éviter les déplacements inutiles.
• Des avantages financiers tels que des tickets restaurants, des chèques culture, des partenariats avec des solutions de restauration ou des salles de sport, des forfaits de mobilité durable, etc.
• Des initiatives humaines telles que l’organisation d’événements pour renforcer les liens entre les membres de l’équipe, telles que des célébrations thématiques (Noël, Halloween, Epiphanie, etc.), des rituels réguliers au bureau comme des petits déjeuners hebdomadaires et des activités hors du contexte du travail, comme par exemple du bowling ou de l’accrobranche.

Dans un environnement immobilier en constante évolution, la formation continue est essentielle pour rester compétitif et répondre aux nouvelles attentes des consommateurs ainsi qu’aux exigences réglementaires en vigueur.

Les consommateurs d’aujourd’hui ont des attentes différentes, nécessitant une lecture attentive et une analyse approfondie des résultats des sondages et études publiques. Cela peut par exemple concerner la perception des agents immobiliers, le besoin d’une meilleure relation client et les nouvelles attentes concernant les horaires d’ouverture des agences. Une veille hebdomadaire sur des médias spécialisés tels que MySweetImmo, Le Journal de l’Agence et Immobilier 2.0 ainsi que le paramétrage d’alertes Google peuvent vous aider à rester informé.

Parallèlement, le paysage réglementaire évolue également. Des changements significatifs tels que l’importance croissante de la rénovation énergétique, les modifications au Prêt à Taux Zéro (PTZ) et la fin des dispositifs Pinel en 2024 nécessitent une adaptation rapide. Pourquoi ne pas organiser des masterclasses de courte durée chaque semaine avec l’ensemble de vos équipes pour former aux nouvelles réglementations et aux meilleures pratiques du secteur ?

Enfin, pour garantir le bien-être de vos équipes et favoriser une bonne communication en interne, la mise en place de sondages trimestriels tels que le Net Ambassador Score (NAS) peut s’avérer précieuse, notamment pour évaluer le bien-être des équipes en interne. De plus, une boîte à idées anonyme permet aux employés de partager leurs suggestions, avec un processus de dépouillement mensuel et une communication transparente sur les idées qui seront mises en œuvre et celles qui ne le seront pas, expliquant les raisons.

En outre, des sondages réguliers auprès des équipes pour partager des histoires de réussite peuvent être très motivants. Que ce soit lors de réunions mensuelles, dans une newsletter interne ou affichées sur un mur décoratif, ces anecdotes permettent à chaque employé de mettre en valeur ce qu’il aime dans votre agence, renforçant ainsi l’esprit d’équipe et l’engagement.

En investissant dans la formation continue, en restant à l’avant-garde des changements du marché et en favorisant un environnement de travail collaboratif, transparent et motivant, vous assurez le succès à long terme de votre agence immobilière dans cet environnement en mutation constante.

#2 – Optimisez les fiches de poste

Pour assurer la satisfaction des employés, il est essentiel de trouver un équilibre parfait entre des tâches stimulantes, rémunératrices et motivantes. Pour vos équipes : privilégiez des tâches stimulantes et à forte valeur ajoutée comme l’estimation de biens et le suivi client. Limitez les tâches redondantes et peu valorisantes comme le copier coller d’annonces sur plusieurs portails immobiliers et les heures passées au téléphone pour essayer de trouver des disponibilités communes avec vos visiteurs. Pour votre agence, cela sera également l’occasion de focaliser vos collaborateurs sur ce qui compte vraiment : la relation client et la recherche d’opportunités commerciales.

L’émergence de nombreuses proptechs offre une multitude de solutions innovantes pour optimiser le quotidien de vos équipes, notamment en automatisant ou en déléguant toutes les missions qui peuvent l’être. Voici quelques exemples :

• Yanport : Facilite la pige immobilière en fournissant des alertes en temps réel pour les nouvelles annonces et des estimations de prix basées sur la localisation du bien.
• Sweepbright : Permet de publier simultanément sur tous les portails immobiliers, évitant ainsi la double saisie et économisant du temps lors de la publication des annonces.
• Flatsy : Met en place la prise de rendez-vous en ligne pour désengorger le standard téléphonique et qualifier les leads avant les visites immobilières.

Ces exemples ne représentent qu’une fraction des solutions disponibles dans le domaine de la proptech pour faciliter votre quotidien. Retrouvez 57 outils à tester de toute urgence en téléchargeant notre guide sur la productivité 👇

#3 – Calculez le coût réel de vos recrutements

Une analyse approfondie du coût des recrutements est indispensable avant de vous lancer. En effet, la plupart du temps, seuls les coûts externes sont pris en compte. Ce sont, par exemple, les coûts liés à la diffusion des annonces sur des sites spécialisés comme Welcome to the Jungle ou Indeed, ainsi que le recours à la publicité sur LinkedIn ads ou bien à un cabinet de recrutement ou des chasseurs de têtes. Ces coûts sont souvent relativement faciles à calculer, car vous avez la facture entre les mains à la fin du mois.

En revanche, les coûts internes liés au recrutement sont souvent négligés, voire totalement oubliés. Il est essentiel de considérer le temps investi dans le processus de recrutement au sein de votre agence, incluant la rédaction des fiches de poste, la recherche et le traitement des candidatures, les entretiens et les débriefings en interne. De plus, il est important de prendre en compte les salaires des collaborateurs impliquées dans ces activités, ainsi que le temps dédié à la formation, qui peut être conséquent pour vos équipes. Pour estimer ces coûts, il suffit de calculer le nombre d’heures nécessaires pour chaque collaborateur concerné et de multiplier par son taux horaire.

#4 – Assurez-vous de trouver la perle rare

Si vous choisissez le recrutement pour renforcer votre agence, il est essentiel d’améliorer le processus pour éviter de miser sur un talent qui risquerait de ne pas passer la période d’essai.

Lorsque vous élaborez une fiche de poste, il est primordial de fournir des détails clairs et complets pour permettre aux candidats de bien comprendre les attentes et les responsabilités liées au poste :

• Variété des missions : Il est essentiel de présenter l’éventail complet des missions associées au poste, même s’il n’est pas possible d’être exhaustif. Il est important de ne pas occulter les missions qui pourraient sembler moins attrayantes, telles que la rédaction de comptes rendus après les visites, la gestion des litiges lors des états des lieux ou bien encore la facturation. Cela permet d’éviter tout décalage entre les attentes du candidat et la réalité du poste.
• Compétences nécessaires : Les compétences requises sont divisées en deux catégories – les hard skills et les soft skills. Les hard skills représentent les compétences métier comme la capacité à valoriser et promouvoir des biens immobiliers, à mener à bien des négociations immobilières, à gérer un portefeuille de clients, à utiliser efficacement un logiciel de gestion immobilière. Quant aux soft skills, ils représentent les compétences plus génériques, comme un bon relationnel, de l’organisation et de la rigueur, de la polyvalence, de la pugnacité.
• Culture d’entreprise : Il est par exemple intéressant de détailler le déroulement des entretiens dès la fiche de poste afin de donner une bonne image de votre agence, avec un processus bien rodé et de la transparence. Un test de « culture fit » peut également être prévu pour évaluer si le candidat partage les valeurs de votre agence. Les moments d’équipe organisés au sein de l’agence, ainsi que des informations sur le manager et l’équipe, doivent également être communiquées pour donner une idée précise de l’environnement de travail.

Pour valider les compétences des candidats, des cas d’usage peuvent être proposés, tels que la simulation d’un appel client pour obtenir un nouveau mandat, la réalisation d’une visite immobilière à blanc ou encore la rédaction d’une annonce immobilière.

Enfin, pour attirer un maximum de candidats, il est recommandé d’utiliser les réseaux sociaux pour augmenter la visibilité de l’annonce, en utilisant des hashtags pertinents et en publiant du contenu sur la marque employeur. L’index QVT (qualité de vie au travail) peut également être un bon indicateur pour attirer de nouvelles recrues et renforcer la confiance des candidats potentiels. Pour cela, vous pouvez notamment vous lancer dans l’obtention de labels et certifications tels que Happywork, Great Place To Work ou encore Choose My Company.

#5 – Fidélisez vos nouvelles recrues

Pour assurer la fidélisation de vos nouvelles recrues, il est essentiel de mettre en place un processus d’intégration efficace. Accueillir un nouveau membre dans votre équipe est une étape importante, mais pouvoir compter sur lui à long terme garantit que vos efforts ne seront pas vains.

Pour commencer, il est crucial de soigner votre onboarding. Pour cela, vous pouvez organiser un petit déjeuner d’accueil pour créer un moment convivial avant d’aborder les sujets plus opérationnels. C’est également une opportunité pour la nouvelle recrue de faire connaissance avec toute l’équipe.

D’autres initiatives peuvent être appréciables :

• Attribuez un « buddy » à votre nouvelle recrue pour le premier mois, qui l’aidera à s’intégrer dans l’agence et à poser des questions sur divers aspects tels que l’installation du poste de travail, les missions, les processus, les outils, etc.
• Fournissez-lui un livret d’accueil complet, comprenant l’histoire de la création de l’agence, l’organigramme, les instructions pour l’installation du poste de travail, les logiciels à installer, les processus à suivre, etc.
• Organisez des présentations de chaque cœur de métier, animées par les responsables de chaque pôle, afin que la nouvelle recrue comprenne bien les missions et le quotidien de chacun, et sache vers qui se tourner pour poser des questions.
• Prévoyez des journées de shadowing pour permettre à la nouvelle recrue de comprendre les processus et les standards de qualité de l’agence, ce qui est particulièrement important pour un profil junior.
• Enfin, proposez un questionnaire à la fin de l’onboarding pour recueillir les impressions de la nouvelle recrue, identifier ce qui lui a plu et ce qui lui a manqué et vous inscrire ainsi dans une démarche d’amélioration continue pour toujours mieux accueillir les futures recrues.

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