La gestion des biens immobiliers, en particulier celle des biens locatifs fait partie intégrante de la mission des agents immobiliers. Hélas, elle se compose d’une multitude de tâches extrêmement chronophages, sans réelle valeur ajoutée pour les professionnels de l’immobilier. En plus de générer énormément de paperasse – rédiger les contrats de location, collecter les loyers, délivrer les quittances de loyer, faire des relances, gérer les impayés -, la gestion locative demande une gestion fluide des relations avec les syndics et les propriétaires… 

Heureusement, il existe des solutions sur le marché qui vous permettront d’automatiser au maximum ces tâches répétitives et sans valeur ajoutée pour que vous puissiez vous consacrer aux missions plus rémunératrices et plus stratégiques pour votre activité. 

C’est bien l’objectif d’un bon logiciel de gestion locative immobilière : vous faire gagner des heures de productivité et gagner en sérénité tout en améliorant votre relation client en proposant un service moderne et fluide. 

Comment bien choisir votre logiciel de gestion locative pour qu’il devienne votre véritable allié ? Quels sont les meilleurs logiciels sur le marché ? 

Suivez notre guide ! 

Pourquoi opter pour un logiciel de gestion locative ?

« Le digital ne peut pas remplacer l’humain ». 

« Comment automatiser des tâches de gestion locative sans faire des erreurs ? »

« Peut-on vraiment faire confiance à un logiciel pour gérer des dossiers aussi complexes que la gestion locative ? »

Si vous avez des réserves quant à une solution de gestion informatisée, voici quelques arguments qui devraient finir par vous convaincre :

• Gagnez du temps et augmentez votre productivité : les logiciels de gestion locative vous permettent d’automatiser une série de tâches répétitives qui, mises bout à bout, permettront à vous et à vos équipes de consacrer leur temps aux tâches plus rémunératrices. 
• Facilitez la communication avec vos collaborateurs, les propriétaires, les locataires, mais aussi d’autres parties prenantes comme le syndic de copropriété : les emails, les coups de fil, les messageries sur les réseaux sociaux… Parfois, il est difficile de suivre toutes les communications et éviter qu’un message important se perde. Un logiciel de gestion vous permet de centraliser tous les échanges sur une seule plateforme. 
• Assurez une relation client d’exception : en effet, la plupart des logiciels vous permettent d’améliorer considérablement le parcours client, ce qui est gage de votre professionnalisme.  
• Dématérialisez vos documents et accédez facilement à l’information à tout moment : dites adieu les dossiers papier, les fichiers excel, les posts-it et les emails éparpillés ! 
• Sécurisez votre activité, en automatisant les calculs et les saisies manuelles : évitez les erreurs de saisie et facilitez-vous la gestion comptable.
• Exploitez pleinement les données pour améliorer vos performances : opter pour un logiciel de gestion immobilière, c’est pouvoir accéder à une mine d’or d’informations qui vous permettront d’améliorer vos résultats, comme réduire la vacance locative. 

Comment bien choisir le logiciel de gestion locative adapté à vos besoins ? 

11 questions à vous poser avant de vous doter d’un logiciel de gestion locative

Voici les questions indispensables que vous devriez vous poser avant de choisir votre nouvel outil.

#1 — Quelles sont vos problématiques précises à résoudre ? 

Avant d’acheter les yeux fermés un logiciel de gestion, faites le point sur vos besoins précis. Quelles sont les tâches que vous souhaitez automatiser ? Il peut s’agir de…

• • Constituer une vraie base de clients centralisée, comme dans un CRM, pour garder l’historique de tous les échanges et garder tous les documents légaux dans un seul endroit sécurisé (comme le mandat, le bail de location, l’état des lieux, les diagnostics obligatoires, les quittances de loyer, les courriers, etc.). 

• Diffuser vos annonces sur plusieurs portails immobiliers en un clic : en effet, certains logiciels immobiliers proposent des solutions globales pour les professionnels de l’immobilier pour gérer leur marketing, leur comptabilité et la gestion locative avec un seul outil. 

• Proposer la prise de rendez-vous en ligne avec l’envoi de rappels automatiques avant la visite et la possibilité pour les candidats locataires de modifier ou annuler le rendez-vous en toute autonomie. 
• Centraliser toutes les pièces justificatives des dossiers de candidatures avec la possibilité de faire des relances automatiques en cas de pièce manquante ou non conforme, etc.

Dans la liste de vos problématiques à résoudre, procédez par l’ordre de priorités : quelles sont les tâches qui vous prennent le plus de temps et d’énergie et nécessitent une automatisation ? Cela vous permettra de faire le tri entre les fonctionnalités dont vous avez absolument besoin et celles que vous utiliserez très peu. Ainsi, il vous sera plus facile de choisir une solution réellement adaptée à vos besoins, sans opter pour des solutions trop complexes. 

#2 — Quels sont vos besoins à long terme ? 

En effet, vous ne choisissez pas un logiciel de gestion locative uniquement pour vos besoins immédiats, mais pour l’utiliser à long terme. Cette question est importante, car si vous choisissez un outil rigide qui ne s’adapte pas à l’évolution de votre agence pour les années à venir, vous risquez d’être vite frustré. Prendre en main un nouvel outil et créer de nouvelles habitudes doit être un investissement en temps (rentable !) à moyen et à long terme. 

C’est le bon moment pour faire le point sur vos objectifs de développement : où voulez-vous en être dans 5 ans ? Par exemple, si vous souhaitez développer votre offre d’investissement locatif autour du dispositif Pinel, assurez-vous que le logiciel que vous vous apprêtez à choisir propose des solutions de gestion adéquates.

#3 — Quelle amélioration de votre relation client ? 

Choisir un bon logiciel, c’est vous faciliter grandement le quotidien, mais aussi améliorer notablement votre expérience client. Ainsi, il doit être facile à prendre en main de manière ponctuelle par vos prospects et par vos clients et rendre leur expérience fluide (et pas plus fastidieuse !). 

Par exemple, vous pouvez opter pour un logiciel qui intègre la prise de rendez-vous en ligne, les visites virtuelles ou encore le dépôt de dossier et des pièces justificatives en ligne. 

Ces services vous permettront non seulement de gagner du temps, mais aussi de vous démarquer de la concurrence, en proposant des services modernes et innovants. 

#4 — Quels sont votre budget et la rentabilité attendue ? 

Pensez à bien faire le point sur le budget que vous êtes prêts à allouer pour votre logiciel de gestion locative. En effet, si adopter un nouvel outil a un coût, son retour sur investissement doit être bien supérieur au prix payé. Gardez à l’esprit que vous n’achetez pas un gadget, mais une réelle solution qui vous permettra de gagner du temps et de l’argent à moyen terme. 

Faites une évaluation précise : 

• Combien de temps par mois consacrez-vous aux tâches que vous souhaitez automatiser ? 
• Combien d’heures espérez-vous gagner en optant pour un logiciel de gestion ? 
• Quelle augmentation de productivité de vos équipes visez-vous avec le nouvel outil ? 
• À quelles missions plus rentables souhaitez-vous allouer le temps gagné ? 

#5 — Quelle est la durée de l’engagement ? 

La durée de l’engagement est l’un des critères clés à vérifier avant de choisir votre logiciel immobilier. En effet, certains éditeurs imposent une période d’engagement ferme (d’un an, voire au-delà). Cela peut avoir un impact considérable sur le coût total de votre investissement, mais aussi sur les pénalités éventuelles dont vous devez vous acquitter si vous souhaitez rompre le contrat de manière anticipée. 

Si la plupart des logiciels en ligne proposent une tarification ou un abonnement mensuel, pensez bien à vérifier la durée de l’engagement, car la facture peut vite grimper ! 

Pour une tranquillité d’esprit, privilégiez les formules sans engagement, ce qui vous permettra de changer d’outil si celui-ci ne correspond plus à vos besoins. 

#6 — Quelle est sa facilité d’utilisation ? 

Un logiciel, quel qu’il soit, doit s’adapter à vos besoins et non l’inverse. Ainsi, il doit être souple, facile à prendre en main et simple à utiliser. Combien de temps pour vous former vous et vos équipes avant de devenir opérationnel ? 

Pour pouvoir vous faire une idée avant de vous engager, demandez au prestataire de vous présenter une démo gratuite. Certains éditeurs proposent également une période de test de leur outil, sans engagement. 

#7 — Quel est le service d’accompagnement proposé ? 

Quel que soit l’outil que vous choisissez, faites particulièrement attention aux modalités d’accompagnement à sa prise en main et à son utilisation. En effet, en tant qu’utilisateur, vous ne devez pas vous retrouver bloqué ou perdre des heures à trouver comment fonctionne le logiciel. 

Pour vous aider à faire votre choix, regardez bien les points suivants : 

• Quel est l’accompagnement humain proposé ? 
• Pouvez-vous joindre facilement un conseiller en cas de problème ?
• L’éditeur de logiciel, propose-t-il une formation à l’utilisation de son logiciel ? 
• Quelles sont les modalités de signalement et de correction en cas de bugs ?
• Quelle est la réactivité du service client et des équipes techniques ? 

#8 — Quelle connexion à vos outils déjà en place ?

Si vous avez déjà un logiciel de gestion locative, vérifiez s’il est simple et rapide de migrer les données déjà collectées (comme la liste des clients, des prospects, l’historique de vos transactions immobilières, etc.) vers le nouvel outil. Gardez à l’esprit qu’il ne doit pas vous rajouter du travail (comme recréer entièrement une base de données). Après tout, le nouveau logiciel doit pouvoir vous faire gagner du temps !  

De même, concernant vos logiciels déjà en place pour piloter votre activité au quotidien (par exemple, un logiciel comptable), assurez-vous que le nouveau logiciel offre une possibilité d’interfaçage simple, pour vous éviter de doubles saisies ou des saisies manuelles. 

#9 — Quelles modalités d’accès au logiciel de gestion ?

Si la plupart des logiciels modernes sur le marché fonctionnent actuellement en version full web (on peut y accéder en ligne, sans installation préalable), il existe encore quelques outils qui demandent une installation particulière sur chaque poste de travail. 

Cette distinction est importante pour le professionnel de l’immobilier que vous êtes : en effet, vous êtes appelé à vous déplacer régulièrement et il sera important pour vous de pouvoir accéder à toutes les données à partir des appareils mobiles, comme votre smartphone. 

Privilégiez donc des solutions souples et ergonomiques, comme celles qui proposent des applications mobiles dédiées. C’est une solution intéressante pour gérer par exemple les visites immobilières. 

#10 — Quel est l’état de votre matériel informatique ? 

Les logiciels de gestion immobilière modernes sont constamment mis à jour afin de proposer toujours des services adaptés aux besoins des professionnels. Ainsi, pour pouvoir bien fonctionner, ils ont besoin d’un matériel informatique relativement récent. 

Si votre parc informatique est vieillissant, il sera donc nécessaire de réfléchir en amont à son remplacement, avant d’investir dans un logiciel immobilier. Car si vous ne le faites pas, vous risquez de vous retrouver avec un outil qui ne fonctionne pas correctement et que vous ne pouvez pas utiliser à son plein potentiel. 

#11 — Que disent les avis clients ? 

La vérité sort de la bouche des clients. Quels que soient les avantages vantés par les créateurs de logiciels de gestion, tournez-vous vers les avis client pour vous faire une opinion juste sur ses performances et sur son utilisation au quotidien. 

Pour ce faire, ne vous contentez pas de lire les avis directement sur le site web du prestataire, mais consultez les avis client certifiés sur les plateformes comme Truspilot ou encore Avis vérifiés. C’est le seul moyen d’avoir un vrai reflet de la réalité. 

Les meilleurs logiciels de gestion locative en 2022

Quels sont donc les meilleurs logiciels de gestion locative disponibles actuellement sur le marché ? Nous vous en avons sélectionné 6 pour vous faciliter le choix. 

#1 — Flatsy : gérer vos visites immobilières en toute simplicité 

La gestion locative implique de traiter un grand nombre de dossiers, coups de fil et aussi — de nombreuses visites immobilières pour trouver un locataire. Ces tâches sont extrêmement chronophages et sans réelle valeur ajoutée pour les professionnels de l’immobilier. 

C’est pourquoi Flatsy allie outils digitaux et soutien humain en proposant des services comme la prise de rendez-vous en ligne, la dématérialisation des dossiers et la réalisation de vos visites par des professionnels chevronnés. Ainsi, vous pouvez libérer des dizaines d’heures de votre agenda pour vous consacrer à des missions plus stratégiques, comme la recherche des mandats ou la prospection. 

#2 — Tylto : simplifier et automatiser votre gestion locative 

Tylto est une solution de gestion locative en ligne pour les administrateurs de biens et les agences immobilières. C’est un logiciel full web (pas besoin de l’installer au préalable) qui propose de nombreuses fonctionnalités, comme  :

• la gestion des contrats de location,
• le suivi des loyers et des impayés, avec une fonctionnalité de paiement électronique et de relance automatique,
• le suivi comptable,
• le stockage sécurisé des documents. 

#3 — LOCKImmo : gagner du temps dans la gestion de vos mandats

LOCKimmo a été conçu pour les gestionnaires de biens, pour les agents immobiliers et pour les syndics de copropriété qui souhaitent mieux gérer leurs mandats. En effet, c’est un logiciel très complet qui inclut les modules suivants : 

• la gestion locative,
• le syndic de copropriété,
• les transactions immobilières,
• l’état des lieux d’entrée et de sortie,
• les travaux et les incidents,
• les locations saisonnières. 

#4 — Krier : la gestion locative à la carte  

Krier propose plusieurs solutions logicielles modulaires pour la gestion locative pour les agences immobilières et pour les administrateurs des biens, comme : 

• la gestion des locataires et des propriétaires, 
• l’envoi groupé par mail des avis d’échéance, des quittances et des décomptes de gérance,
• la signature électronique des baux,
• la gestion de la CAF,
• le lecteur des chèques,
• l’envoi dématérialisé des courriers,
• l’état des lieux sur tablette,
• un espace candidat locataire. 

#5 — Pandaloc : une gestion locative fluide

Pandaloc s’adresse aux particuliers, mais peut être utilisé également par les agences immobilières pour automatiser leur gestion locative. Ce logiciel vise à simplifier et à automatiser les procédures de location. Ainsi, il vous permet de gérer :

• la pré-analyse des dossiers,
• la sélection des candidats locataires avec la certification des candidatures,
• la gestion de l’encaissement automatique, les relances et les quittances de loyer,
• la multidiffusion des annonces sur les sites partenaires comme LeBonCoin, À Vendre À Louer et Facebook. 

#6 — Homega : faciliter la gestion d’un parc locatif conséquent 

Homega s’adresse aux professionnels qui gèrent un parc locatif important. L’objectif de cet outil est de centraliser toutes les tâches relatives à la gestion locative dans un seul outil. Ainsi, il comprend les fonctionnalités suivantes : 

• l’automatisation des tâches administratives courantes (appels de fonds, quittancement, compte-rendu de gestion bailleurs, relances et contentieux, etc.),
• l’édition des baux avec la signature électronique et le stockage des documents,
• un module de paiement pour encaisser les loyers, facturer ou rembourser les bailleurs, payer automatiquement les fournisseurs directement à partir d’un loyer collecté, etc. 
• un module comptabilité et finance pour regrouper toutes les opérations financières sur une seule plateforme. 

Désormais, vous avez toutes les cartes en main pour automatiser votre gestion locative et pour choisir le logiciel qui correspond véritablement à vos besoins.

Et si vous êtes à la recherche d’un outil de prise de rendez-vous en ligne performant, téléchargez notre guide pour vous aider à faire le meilleur choix.