Dans les tâches quotidiennes de l’agent immobilier, l’organisation des visites est sans doute l’activité la plus chronophage. Que cela soit pour les ventes immobilières ou pour les locations, le temps passé à la prise de rendez-vous peut vite faire déborder votre agenda. 

 

La bonne nouvelle ? Ce travail peut être totalement automatisé ! En effet, il existe des solutions logicielles qui vous faciliteront grandement la vie. Avec un outil de prise de rendez-vous en ligne, adapté à l’activité immobilière, vous pouvez enfin gérer la planification de visites en un clin d’œil et vous consacrer à des missions à haute valeur ajoutée. Adopter un outil de prise de rendez-vous en ligne est un gain de temps considérable. C’est aussi un apaisement pour votre charge mentale. 

 

Comment fonctionne un outil de prise de RDV en ligne ? Comment bien le choisir ? Suivez le guide ! 

 

Les idées reçues sur la prise de rendez-vous en ligne

 

Le secteur se digitalise rapidement. De nombreux professionnels de l’immobilier se posent la question de passer à la prise de RDV en ligne. De nombreux outils et procédures dématérialisés bouleversent le quotidien des agents. Est-ce vraiment nécessaire d’adopter la prise de RDV en ligne ? 

 

Idée reçue #1 — La prise de rendez-vous en ligne ne remplacera jamais le filtrage par téléphone

 

« Avec un outil de prise de rendez-vous en ligne, je serai vite débordé avec des rendez-vous non qualifiés ! » – c’est sans doute l’obstacle numéro 1 à l’adoption d’un outil en ligne. Et bien, sachez que c’est exactement l’inverse !

 

Ce n’est pas parce que vous ne passez pas par le téléphone que vous aurez droit uniquement aux prospects qui ne rentrent pas dans vos critères. 

 

Sachez qu’avec l’outil Flatsy, en 2020, 97,7 % des rendez-vous de nos clients ont été honorés, contre 70 % sans prise de rendez-vous en ligne. Sur plus de 30 000 visites réalisées, 95 % des dossiers étaient pertinents ! 

 

Idée reçue #2 — La prise de rendez-vous en ligne déshumanise la relation avec les clients 

 

« Rien ne remplace le contact humain ». « Le client ne se sentira pas considéré et ne prendra pas de rendez-vous avec moi ». 

 

Pour beaucoup d’agents immobiliers, le contact humain n’est pas remplaçable et aucun outil n’a le pouvoir de le faire. Rassurez-vous : comme tout bon outil, la prise de rendez-vous en ligne n’a pas pour vocation de « robotiser » la relation client, mais de l’améliorer en offrant une meilleure expérience. 

 

Saviez-vous que 50 % des demandes de visites sont faites en dehors des horaires d’ouverture d’agence ? Une solution de prise de RDV en ligne est donc votre allié pour ne pas perdre de candidats. Vous pouvez ainsir pouvoir leur proposer une réponse immédiate.

 

Idée reçue #3 — La prise de rendez-vous en ligne est utile uniquement avec un fort volume de RDV

 

« Je n’ai pas assez de demandes entrantes pour investir dans un outil de prise de rendez-vous » « Ce n’est pas utile de payer un outil, je peux me débrouiller par téléphone ». 

 

Le plus gros problème avec la prise de rendez-vous par téléphone : c’est une activité extrêmement chronophage, qui génère énormément de charge mentale à tous les agents immobiliers. Peu importe le volume de prise de rendez-vous, cela demande une organisation sans faille pour montrer votre réactivité et honorer toutes les demandes. 

 

Et si vous estimez que votre volume de demande de RDV est encore faible, c’est justement le moment idéal de le faire ! Sachez qu’avec Flatsy, nos clients bénéficient en moyenne de 40 % de visites en plus : de quoi booster votre activité, et la faire décoller en toute simplicité.

 

Le temps que vous passez à répondre au téléphone et à rappeler vos candidats — vous pouvez l’investir ailleurs, pour faire de la prospection immobilière, par exemple. 

 

6 raisons d’opter pour un outil de prise de rendez-vous en ligne

 

Vous hésitez encore par rapport à l’utilité d’un outil de prise de rendez-vous en ligne pour vos activités immobilières ? 

 

Voici les 6 bonnes raisons qui finiront certainement par vous convaincre ! 

 

#1 — Ne perdez plus aucun prospect

 

Votre messagerie vocale déborde ? Dans l’activité de l’agent immobilier, vous ne pouvez pas vous permettre de faire la hotline 24 heures sur 24 pour répondre à toutes les demandes entrantes de vos prospects. Si on y ajoute d’autres canaux (les sites d’annonces immobilières, Facebook, Leboncoin…), vous pouvez vite devenir submergé. Vous n’êtes pas à l’abri de manquer un appel ou ne pas voir un message. 

 

Opter pour un outil de prise de rendez-vous en ligne, c’est centraliser les demandes de visite à un seul endroit pour ne plus perdre aucun prospect ! 

 

#2 — Evitez les déplacements inutiles et les RDV non honorés

 

Il vous est sans doute arrivé de venir à un rendez-vous de visite et… votre prospect n’était pas là. Il se peut que vous n’ayez pas eu l’occasion de consulter l’email dans lequel il vous demandait un report, parce qu’il avait un empêchement. Si on y ajoute le temps de déplacement pour rejoindre le lieu de visite, la facture en temps perdu devient vite salée ! 

 

Sachez que les outils de prise de rendez-vous en ligne, adaptés au secteur immobilier, permettent à votre prospect d’annuler ou de reporter sa visite en un clic. Votre futur acheteur ou futur locataire est autonome dans sa démarche. 

 

#3 — Gagnez du temps !

 

C’est sans doute LE plus grand avantage de disposer d’un outil de prise de rendez-vous en ligne. Le temps de traitement des demandes de visite est très important. Savez-vous que pour la location d’un studio parisien vous pouvez recevoir jusqu’à 300 appels en une heure ? Cela va sans dire que ces appels ne débouchent pas tous sur un rendez-vous qualifié. 

 

Avec un outil de prise de rendez-vous en ligne, finies les heures passées au secrétariat. Et vous le savez — vous pouvez investir votre temps nettement mieux, pour rechercher de nouveaux mandats, par exemple. 

 

#4 — Offrez une meilleure expérience client 

 

« Les outils tuent l’humain ».

 

Et si c’était l’inverse ? Un outil de prise de rendez-vous bien choisi peut améliorer considérablement l’expérience que vous faites vivre à vos acheteurs et locataires. 

 

Parmi les bonnes raisons de passer au digital figure un avantage, et pas le moindre : moderniser vos outils, c’est aussi offrir une expérience différenciante à vos prospects et à vos clients. Plus besoin de rester branché à votre téléphone pour n’oublier aucune demande. Vos prospects apprécieront sans doute la fluidité de cette démarche ! 

 

#5 — Communiquez de manière fluide avec les propriétaires 

 

Choisir un outil de prise de rendez-vous en ligne, c’est aussi une meilleure façon de communiquer avec les propriétaires qui vous confient leur bien immobilier. Ainsi, vous pouvez partager en quelques clics l’état d’avancement des visites au propriétaire, sur un support de qualité professionnelle. Rien de mieux pour montrer votre sérieux et votre implication ! 

 

#6 — Concentrez-vous sur votre cœur de métier 

 

La gestion de rendez-vous et de visites peut vite devenir très chronophage. Passer du temps au secrétariat — ce n’est pas là que réside votre valeur ajoutée de professionnel de l’immobilier. 

 

En optant pour un outil de prise de rendez-vous en ligne, vous éliminez tout simplement cette phase chronophage. Cela vous permettra de vous focaliser sur le cœur de votre métier et sur le développement de votre activité. 

 

Comment fonctionne un outil de prise de rendez-vous en ligne pour l’immobilier ? 

 

D’accord, disposer d’un outil de prise de rendez-vous en ligne peut grandement faciliter votre quotidien d’agent immobilier. Mais concrètement, comment ça marche ? 

 

Les outils bien conçus et adaptés à votre activité sont ceux qui se connectent et se synchronisent à votre agenda sans manipulations fastidieuses de votre part. Vous pouvez ainsi, proposer à vos visiteurs de choisir un créneau de visite. Ils pourront au besoin, le modifier ou l’annuler en toute simplicité. 

 

Et puisqu’une image vaut mille mots, voici comment un logiciel de prise de rendez-vous fonctionne : 

 

Pourquoi choisir un outil de prise de rendez-vous adapté à l’immobilier et pas un outil « classique » ? 

 

Certains logiciels « généralistes » proposent la prise de RDV en ligne. Vous connaissez peut-être Calendly ou Timefy qui sont certes, assez faciles d’utilisation et disposent d’une version gratuite. Cependant, ils ne sont pas vraiment adaptés aux métiers de l’immobilier, puisqu’ils ne tiennent pas compte de leurs spécificités. 

 

Or, les outils réellement adaptés pour la prise de rendez-vous dans l’immobilier vous permettent d’aller plus loin et gagner du temps et en productivité, notamment en vous connectant aux plateformes de diffusion d’annonces ou encore à votre logiciel immobilier. 

8 critères phares pour choisir votre outil de prise de rendez-vous en ligne

 

Alors comment bien choisir votre outil de prise de rendez-vous en ligne ? 

 

Le maître-mot est la simplicité d’utilisation. L’outil doit pouvoir répondre facilement à toutes vos problématiques en tant qu’agent immobilier. Mais encore ? Un bon outil, c’est celui qui respecte ces critères : 

 

1. L’outil doit être facile à prendre en main et à paramétrer : n’oubliez pas que c’est à l’outil de s’adapter à vos besoins et pas l’inverse ! Si vous gérez une agence immobilière, il doit pouvoir s’adapter facilement au travail en équipe. La prise en main et l’utilisation de l’outil doivent être fluides.

 

 

2. L’outil doit pouvoir se synchroniser facilement avec votre agenda, centraliser toutes les visites sur un seul support et vous aider à estimer le temps de trajet nécessaire à la réalisation de la visite (grâce à la géolocalisation, par exemple).

 

 

3. Vous devez avoir la possibilité de préqualifier les visiteurs pour étudier uniquement les dossiers qui correspondent aux critères d’éligibilité fixés par les propriétaires.

 

 

4. L’outil doit permettre d’annuler ou de modifier le rendez-vous, tout en notifiant chaque partie prenante instantanément.

 

 

5. L’outil doit proposer des rappels (par exemple, sur l’heure de la visite) et des relances automatiques (par exemple, les pièces justificatives à fournir par les locataires). Ainsi, il vous aidera à vous décharger des tâches chronophages. Ces tâches apportent peu de valeur ajoutée. Ce qui vous laissera plus de temps pour rechercher des mandats et faire de la prospection.

 

 

6. Vous devez pouvoir conserver l’historique de vos prospects de façon à leur proposer d’autres biens immobiliers, si le bien actuel ne correspond pas à ses attentes. Et bien entendu, l’outil doit vous permettre de le faire dans le respect des règles du RGPD.

 

 

7. L’équipe support doit être disponible et à votre écoute : votre prestataire doit vous assurer la formation à la meilleure utilisation de l’outil, répondre à vos questions et vous transmettre les meilleures pratiques.

 

 

8. L’outil doit être évolutif : n’oubliez pas que ce sont les utilisateurs qui font vivre l’outil. Le fournisseur doit donc mettre à votre disposition des interlocuteurs réactifs et qui veillent à son bon fonctionnement et à son perfectionnement.

 

 

Quels sont d’autres critères pour bien choisir votre outil de prise de rendez-vous en ligne et en tirer le meilleur parti pour vos activités immobilières ? Pour le découvrir, téléchargez notre guide complet !