La semaine est lancée : au-delà des nombreuses visites de biens que vous avez à mener, vous avez plusieurs états des lieux à réaliser au cours des jours à venir. Une étape essentielle, mais si chronophage pour vous, agent immobilier ! 

C’est pour vous aider à gagner en efficacité, et vous assurer de créer des documents au cordeau, que nos experts ont créé pour vous ce petit guide de l’état des lieux immobilier.

Vous y découvrirez toutes les mentions réglementaires, outils et bonnes pratiques pour des états des lieux parfaitement menés, et qui soignent votre expérience client. 

Pourquoi l’état des lieux d’entrée et de sortie est-il crucial ? 

Tout d’abord, il est obligatoire d’établir un état des lieux d’entrée ou de sortie pour qu’un logement soit loué. 

Cependant, sachez-le : si cet état des lieux immobilier n’est pas joint au bail, cela ne remet pas pour autant en cause le contrat de location. En cas d’absence de l’état des lieux, le logement est simplement présumé comme étant en bon état, tant à l’entrée dans les lieux qu’à la sortie. 

Mais le fait de réaliser un état des lieux est bien plus qu’une procédure purement administrative. Il s’agit d’un élément crucial pour toutes les parties prenantes de la gestion locative que vous, agent immobilier, prenez en charge. 

Du côté :

• Des locataires, l’état des lieux immobilier de sortie représente l’assurance de la restitution du dépôt de garantie (un mois après la sortie des lieux), s’ils rendent le logement en bon état.
• Du propriétaire bailleur, ce document lui permet d’avoir un suivi de la gestion locative de son bien, de s’assurer du bon état du logement, et d’envisager les réparations locatives à éventuellement mener à bien avant un nouveau bail

• De l’agence immobilière, il atteste que l’agent fait son métier correctement, et qu’il veille au bon déroulement de la location de bout en bout.

Qui plus est, l’état des lieux, s’il est bien structuré et mené, peut devenir un véritable vecteur d’expérience client différenciante pour l’agent immobilier. Vous découvrirez cela en fin d’article !

Comment se déroule un état des lieux ? 

Lors d’un état des lieux réalisé par une agence immobilière, deux parties doivent être présentes : le locataire, et l’agent immobilier, mandaté pour représenter le bailleur.

Il s’agit de prévoir au moins une heure pour réaliser cet état des lieux, même pour un petit studio, voire plus pour une grande maison : le process doit être fait minutieusement, et la plus grande attention de toutes les parties est requise. 

Le principe est simple : vous faites le tour du bien immobilier avec le locataire, pièce par pièce, pour les analyser ainsi que tous leurs détails, afin de signaler sur le document les éventuelles dégradations ou détériorations. 

Pour un état des lieux immobilier vraiment efficace, n’hésitez pas à entrer dans le détail de l’analyse. Vérifiez notamment… 

• Les sorties d’eau
• La plomberie
• Les sanitaires
• Les éléments de chauffage
• Les fenêtres et volets
• Les prises électriques
• Les placards
• La constitution du sol
• Les murs et le plafond, ainsi que leurs revêtements…

Si vous constatez des dégradations, veillez à prendre des photos, qui pourront faire office de preuves en cas de contestation du document par le propriétaire ou locataire.

Une fois le document dûment rempli, les deux parties la signent, et se voient remettre un exemplaire (soit en main propre, soit de manière dématérialisée). Il s’agit pour vous, agent immobilier, d’envoyer par la suite au bailleur le document par lettre recommandée avec accusé de réception.

À l’issue de l’état des lieux d’entrée, la remise des clés se fait ; et à la sortie du logement, il y a restitution des clés à l’agent immobilier. 

Que doit contenir un état des lieux immobilier ?

Pour être conforme à la loi Alur, et vous assurer que votre agence immobilière, le bailleur et le locataire soient tous protégés par ce document, votre état des lieux doit mentionner plusieurs éléments réglementaires. 

Dans un état des lieux d’entrée

Votre état des lieux immobilier d’entrée doit comporter les mentions suivantes : 

• La date à laquelle le document a été réalisé 
• L’adresse du bien immobilier en question
• Le nom et le domicile des différentes parties prenantes du contrat de bail
• La dénomination et le siège social de votre agence immobilière en charge de l’état des vieux.
• La description détaillée des différents éléments du bien, pour chacune des pièces : sols, murs, plafonds, équipements et éléments
• Les relevés de compteurs d’eau et/ou d’énergie individuels, si les charges locatives ne sont pas réglées au forfait.
• Les moyens d’accès au bien (clés ou badges)
• Les signatures des différentes parties prenantes présentes lors de l’état des lieux immobilier.

Dans un état des lieux de sortie

Pour faire un état des lieux de sortie en bonne et due forme, vous devez indiquer d’autres éléments, en plus que ceux que vous venez de voir listés pour le document d’entrée dans les lieux : 

• L’adresse du nouveau domicile du locataire, à laquelle il est possible de le contacter en cas de litige. 
• Les évolutions de l’état du logement, dans chaque pièce, et comparativement à ce qui avait été indiqué dans l’état des lieux d’entrée.

Les spécificités pour une location meublée

Pour effectuer un état des lieux immobilier complet d’un bien meublé, pensez à bien indiquer dedans tous les éléments mis à disposition du futur occupant dans le bail de location; 

Il peut s’agir notamment… 

• Des meubles (lit, table, chaises, canapé…) 
• De la vaisselle
• Du matériel électrique et électroménager. 

Quels outils pour faire vos états des lieux ?

Le choix des outils immobiliers que vous utilisez pour réaliser vos états des lieux est crucial. 

En effet, ils doivent vous permettre d’établir des documents similaires en termes de structure, ou bien qui inscrivent l’état des lieux d’entrée et de sortie au moment endroit. L’objectif ? Pouvoir vous assurer, à la sortie du locataire, que vous pouvez évaluer la vétusté réelle du bien par comparaison des deux. 

Bon nombre d’agents immobiliers réalisent ce process clé sur papier, en mettant en place en amont un modèle d’état des lieux, qui leur permet de n’oublier aucun détail lors de la visite. 

Cependant, votre état des lieux immobilier peut également être établi via des outils digitaux qui vous permettent de gagner en efficacité. Des applications comme homePad ou Chapps sont spécialement conçues pour vous fournir des modèles d’états des lieux, à remplir sur mobile ou sur tablette, qui sont ensuite stockés sur le Cloud, et peuvent être envoyés de manière dématérialisée aux différentes parties prenantes.

Qui peut mener vos états des lieux ?

Vous pouvez bien entendu vous charger de réaliser vos propres états des lieux immobiliers. Mais tout gestionnaire locatif sait combien ce processus est chronophage, et combien il apporte, in fine, assez peu de valeur à l’agence. 

Vous pouvez donc choisir de déléguer vos états des lieux à des entreprises spécialisées, telles que Flatsy. En vous alignant avec les gestionnaires d’actifs externalisés que vous choisissez, vous gagnez en productivité, et pouvez vous concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée pour votre agence immobilière. 

Attention, cependant, lorsque vous choisissez un prestataire externe, à vérifier les process qu’il met en place, la certification des états des lieux qu’il peut vous proposer, ainsi que les références de cette entreprise. Veillez notamment à lui demander quels types de documents il peut vous transmettre après les visites des biens.

Comment faire de vos états des lieux un moment favorable à votre expérience client ?

Si l’état des lieux immobilier peut apparaître comme une procédure purement administrative, il n’en est rien. Il ne tient qu’à vous, agent immobilier, d’en faire une étape cruciale pour l’expérience client que vous proposez, à la fois à vos bailleurs et à vos locataires. 

Prenez donc le temps de soigner ce processus, en vous demandant comment vous pouvez faire rayonner l’expertise de votre agence à travers ces états des lieux. Vous, agent immobilier, devez être prêt à répondre à toutes les questions des différentes parties prenantes, avec pédagogie et expertise. 

Ce moment peut également être idéal pour fortifier votre stratégie marketing immobilière. Par exemple, n’hésitez pas à demander à vos locataires de laisser un avis sur votre agence, sur les réseaux sociaux ou via Google My Business, après la signature de l’état des lieux.

Besoin de gagner encore plus en productivité, non seulement sur vos états des lieux immobiliers, mais sur tout votre processus immobilier ? Téléchargez le guide de la productivité en gestion locative, et munissez-vous des process et outils qui vous permettront de vous focaliser sur votre cœur de métier de votre expérience client !