Si vous êtes un professionnel de l’immobilier et que vous rencontrez des difficultés à vous adapter aux variations du volume de demandes de vos candidats locataires au cours de l’année, cet article pourrait bien vous être utile. 😉

On vous dévoile 5 bonnes pratiques pour gérer vos pics d’activité, du dimensionnement de vos équipes en passant par la digitalisation de vos process. Bonne lecture !

Une variation forte du volume de candidats locataires

Ce n’est un mystère pour aucun professionnel de l’immobilier : l’offre et la demande ne sont pas stables au cours de l’année. Et cela demande beaucoup d’efforts pour parvenir à vous adapter et faire face à la saisonnalité du marché immobilier.

De nombreux événements font significativement varier le nombre de demandes de la part des candidats locataires. C’est notamment le cas de la rentrée scolaire et des débuts de périodes de stage pour les logements étudiants. En plus des événements prévisibles, nous avons récemment été confrontés à la crise sanitaire du Covid-19, suite à laquelle de nouvelles tendances ont commencé à se dessiner :

• une baisse de la demande dans la capitale,
• une hausse de la demande dans les provinces.

En effet, selon le baromètre SeLoger, les recherches de logements à la location à Paris ont chuté de 23% entre le 11 mai et le 23 août 2020. En parallèle, certains locataires ont commencé à privilégier l’importance des critères de qualité de vie, propulsant les  recherches dans les grandes villes de province avec, par exemple, +40% à Nice, +36% à Bordeaux et +29% à Marseille. Les chiffres parlent d’eux-mêmes ! 

La prise en compte des contraintes de vos collaborateurs

La saisonnalité du marché de l’immobilier n’est pas le seul facteur impactant votre capacité à absorber toutes les demandes. Vos collaborateurs peuvent également être contraints de prendre un congé maladie plus ou moins long, et d’autres peuvent être amenés à poser des congés parentaux pour profiter d’un heureux évènement. Encore des facteurs imprévisibles, vous demandant de réajuster le dimensionnement de vos équipes.

Mais comment procéder en cas de situation incertaine comme un congé maladie, dont la durée est souvent indéterminée ?

Astuce #1 : Déléguez une partie de vos visites

Pour prendre le relai en cas d’absence prolongée d’un de vos agents immobiliers ou bien simplement pour faire face à un pic d’activité saisonnier, pourquoi ne pas faire appel à des agents de visite indépendants ? 

Les agents indépendants pourront bénéficier d’une courte formation pour réaliser de bonnes visites et répondre à vos standards de qualité puis prendre en main une partie ou bien la totalité des vos visites, en fonction de vos besoins.

Une fois les visites effectuées, il est cependant indispensable de demander un compte rendu complet aux agents indépendants afin que vous puissiez prendre une décision éclairée et trancher entre plusieurs candidats locataires. Chez Flatsy, par exemple, les agents de visite indépendants sont recrutés, formés et suivis en continu afin d’assurer : 

• le bon déroulement des visites au quotidien,
• la qualité et la disponibilité des comptes-rendus après chaque visite, 
• la performance des agences ayant recours au service de délégation des visites.

Le digital au service de l’immobilier

Ligne téléphonique toujours occupée, boîte mail qui déborde, multiples relances à envoyer pour obtenir des dossiers locataires complets, étude des critères d’éligibilité transmis par les propriétaires, étude des dossiers des locataires, perte de temps précieux dans les transports pour gérer les demandes de visites, etc. Voici à quoi ressemble le quotidien d’un agent immobilier. Mais est-ce qu’il n’y aurait pas un moyen simple et efficace d’optimiser tous ces process, sans pour autant compromettre la qualité de vos services ? Voire en améliorant la qualité de vos services ?

Ça vous parait trop beau pour être vrai ? Spoiler alert… c’est tout à fait possible ! Et on vous explique comment !

Malgré la réputation qui lui colle à la peau, le digital n’a pas vocation à être l’ennemi de l’humain. En effet, en digitalisant une partie de vos tâches (notamment en automatisant celles qui sont chronophages et apportent peu de valeur ajoutée), vous vous assurez davantage de temps pour vous consacrer à des tâches plus rémunératrices (comme la prospection ou la recherche de mandats). Ce temps libre peut également vous servir à apprendre à connaître davantage vos candidats locataires, pour vous assurer de comprendre leurs projets de vie et leur cohérence avec le bien présenté.

Astuce #2 : Libérez vos lignes téléphoniques et boîtes mail grâce à la prise de rendez-vous en ligne

Pour faire face à l’important volume de demandes lorsqu’un bien est mis en location, la majorité des agences ont recours à des moyens traditionnels tels que le téléphone et l’échange d’e-mails. Des moyens traditionnels, certes… mais qui montrent rapidement leurs limites lorsque l’on sait qu’un bien peut facilement atteindre plus de 200 demandes dans des zones tendues.

Pourquoi ne pas s’inspirer des bonnes pratiques digitales qui fleurissent dans de nombreux autres secteurs d’activité comme la santé, l’assurance, la banque, etc. En plus de vous permettre de gagner jusqu’à 50% de temps de secrétariat, la mise en place d’un service de prise de rendez-vous en ligne offre de nombreux avantages à vos candidats locataires :

• une prise de rendez-vous facilitée et plus rapide,
• un service disponible 24h/24 et 7j/7, même lorsque votre agence est fermée,
• un meilleur parcours locataire, en phase avec leurs nouvelles attentes.

Certaines solutions permettent également d’envoyer un rappel automatique par SMS aux candidats locataires quelques heures avant une visite afin de confirmer leur disponibilité à l’agent immobilier, ou bien de l’annuler en cas d’empêchement. Ainsi, vous pouvez réduire de plus de 70% les annulations inopinées.

Astuce #3 : Pré-qualifiez vos candidats locataires en ligne pour vous assurer de leur éligibilité avant de leur proposer une visite

Avant de vous lancer dans une visite avec un candidat, il est indispensable d’en apprendre davantage sur lui et sur ses projets de vie. Au lieu d’interviewer chaque candidat au téléphone pour ensuite comparer manuellement tous les dossiers pour les prioriser, pourquoi ne pas automatiser le process en mettant en place un questionnaire de pré-qualification en ligne ?

Ainsi, vous pourrez adapter les questions aux critères d’éligibilité demandés par chacun de vos propriétaires. Par ailleurs, en reliant ce questionnaire à votre CRM (Customer Relationship Management), vous pourrez directement commencer à constituer un dossier locataire et vous vous assurez de ne perdre aucune information.

Une récente étude menée par Flatsy a démontré que le fait de recourir à un questionnaire écrit permet d’obtenir des prospects plus qualifiés. En effet, l’écrit laissant plus de traces qu’une conversation orale, les prospects se sentent plus engagés et sont, de ce fait, plus honnêtes sur leur situation réelle.

Astuce #4 : Assurez-vous de capter 100% de vos leads en centralisant toutes vos données dans une solution métier unique

Et lorsque vos prospects ne sont pas qualifiés pour le bien pour lequel ils postulent ? Le fait de recourir à un questionnaire de pré-qualification en ligne et de centraliser toutes les réponses dans votre CRM permet d’augmenter la traçabilité des informations concernant vos prospects. Si votre candidat locataire a postulé pour un bien pour lequel il n’est pas éligible, peut-être avez-vous un autre bien qui correspond de toute part à ses critères à lui proposer ? 

Ainsi, vous vous assurez non seulement un accès facilité à l’information, mais également d’optimiser votre vacance locative. En effet, trouver le meilleur candidat pour chaque bien devient un jeu d’enfant grâce à l’historisation de toutes les données issues des questionnaires de pré-qualification.

À lire également : Comment SOHP a augmenté le nombre de visites de 160% ?

Astuce #5 : Automatisez la collecte des dossiers locataires et la vérification des pièces justificatives

La collecte des dossiers locataires n’est jamais une mince affaire, entre les nombreuses relances pour obtenir toutes les pièces justificatives, la vérification de la validité des documents, etc. La bonne nouvelle ? Là aussi, il existe de nombreuses astuces pour vous faciliter la tâche !

Le premier conseil que l’on peut vous donner consiste à mettre à disposition de vos locataires un espace sécurisé en ligne pour déposer en 1 clic la totalité de leurs pièces justificatives. Terminé les dossiers papier ! 

Par ailleurs, certaines solutions mettent à disposition un algorithme capable de reconnaître les différentes pièces déposées (carte d’identité, bulletin de salaire, avis d’imposition, etc.) afin de : 

• suivre la complétude du dossier en temps réel, 
• relancer automatiquement les locataires lorsqu’un justificatif manque.

Enfin, des solutions comme DossierFacile permettent automatiquement de vérifier la validité et la véracité des différents documents transmis par vos candidats locataires. L’assurance d’un dossier locataire solide et rigoureux, sans le moindre effort à fournir. Qui dit mieux ? 

Vous vous reconnaissez à travers ces problématiques et souhaitez optimiser la gestion de vos pics d’activité ? Demandez une démo dès maintenant et posez-nous toutes vos questions. Nous serons ravis d’y répondre 😉