Stratégie
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Agenda immobilier : quelles différences entre un outil de planification et un outil immobilier de prise de RDV ?

Votre téléphone ne cesse de sonner, vos e-mails s’empilent dans votre boîte de réception et l’organisation de vos visites immobilières n’est pas optimisée… ? 😩

 

48 % de votre temps de travail serait consacré aux tâches administratives selon un sondage réalisé par Sage/Plum Consulting. Un chiffre qui suscite l’attention, notamment lorsque l’on sait qu’en utilisant les bons outils, il est possible de diviser simplement ce temps de secrétariat par deux 💡

 

Aujourd’hui, l’agenda immobilier est le meilleur outil qui soit pour optimiser la gestion de vos visites et de vos tâches quotidiennes. En optant pour une solution innovante et facile à installer, votre agence immobilière gagnera à la fois en temps, en productivité et par conséquent… en sérénité ! (Ce qui est loin d’être négligeable 👀).

 

Mais encore faut-il connaître les bons outils ! 🤯

 

Entre outil de planification et outil immobilier de prise de rendez-vous, découvrez lequel répond le mieux à vos besoins ! 🚀

 

Outil de planification vs agenda immobilier : quelles différences ?

 

Les fonctionnalités comprises dans un outil de planification classique

 

Calendly : l’outil de planification le plus célèbre

 

Vous cherchez à planifier vos rendez-vous facilement et rapidement ? Vous avez sûrement dû entendre parler des outils de planification en ligne, vous permettant de concentrer votre énergie sur votre activité, plutôt que sur la gestion de vos rendez-vous. 

 

“Et Calendly ça ne ferait pas l’affaire ?” C’est ce que nous répondent certains prospects quand on leur parle de notre outil immobilier de prise de rendez-vous en ligne.

 

Avec plus de 10 000 000 d’utilisateurs dans le monde, Calendly est aujourd’hui une référence dans le domaine de la planification simplifiée. Si vous êtes un adepte de la planification, il est fort probable que vous soyez déjà tombé nez à nez avec cet outil. Il vous permet de planifier efficacement vos réunions professionnelles, vos rendez-vous ou simplement d’y inscrire vos tâches quotidiennes.

 

Comment ça fonctionne ? Cette solution s’adresse à la fois aux particuliers et aux professionnels, tous secteurs d’activité confondus. En tant que professionnel, il vous suffit simplement de partager un lien de prise de rendez-vous avec votre interlocuteur. Ce dernier peut alors accéder à votre agenda en ligne et choisir un créneau horaire en fonction des disponibilités de chacun afin de programmer son rendez-vous.

 

 

Timify : une solution de planification et de réservation professionnelle

 

Sur le marché des agendas en ligne, Timify est reconnu pour sa solution de réservation en ligne pratique et instantanée. Contrairement à Calendly, la plateforme s’adresse plus particulièrement aux professionnels d’entreprises.

 

Que permet Timify ?

 

  • Un système de réservation en ligne simplifié : tout comme Calendly, vous pouvez créer vos propres options de réservation à partir de votre agenda en ligne pour l’ensemble de vos services. Vos clients peuvent ainsi accéder à votre calendrier personnel et réserver eux-mêmes leur rendez-vous en ayant une visibilité directe sur vos disponibilités.
  • Un calendrier collaboratif : vous avez également accès aux agendas en ligne de vos collaborateurs. Ces calendriers sont synchronisés sur tous les emplacements, ce qui encourage le travail d’équipe. Il vous suffit de vous rendre dans le planning de vos collaborateurs pour connaître leurs disponibilités.
  • Un management des filiales : vous pouvez aussi gérer votre réseau de filiales ou de franchisés. Vous affichez facilement vos indicateurs de performance en choisissant la vue et les options de mise en lumière que vous préférez.
  • Une gestion optimale de vos ressources : vous pouvez gérer, suivre et contrôler vos ressources (informations utilisateurs, heures de disponibilité et d’indisponibilité, etc.). Par ailleurs, il est possible d’éditer les droits d’accès de chaque utilisateur, par exemple pour permettre la modification du calendrier partagé. 

 

Sur le marché des agendas en ligne, il existe plusieurs plateformes proposant des fonctionnalités comparables à celles de Calendly et Timify. Bien que ces outils soient pratiques pour planifier un RDV, sont-ils réellement adaptés au secteur de l’immobilier ?

 

Nous avons mené notre enquête et il s’avère que les fonctionnalités proposées par ce type de plateforme laissent malheureusement derrière elles de nombreuses problématiques non résolues 💡

 

  • Incompatibilité avec les portails immobiliers (SeLoger, Bien ici, Orpi…),
  • Manque de qualification des leads,
  • Créneaux de visite non optimisés,
  • Temps de trajet non pris en compte,
  • Absence de personnalisation des e-mails de rappel du bien,
  • Impossibilité de déposer un dossier, etc.

 

Les fonctionnalités comprises dans un outil de prise de RDV adapté au secteur immobilier

 

Aujourd’hui, le marché des agendas en ligne s’est davantage spécifié avec l’émergence d’outils en ligne spécifiques au secteur de l’immobilier. Contrairement aux agendas traditionnels, ces agendas immobiliers sont pensés spécifiquement pour faciliter votre gestion et celles de vos candidats, en fonction des problématiques du secteur. Plato.immo, Casap… Les entreprises fournissant ce type de prestation sont de plus en plus présentes sur le marché. 

 

Avec une moyenne de 375 demandes de visite chaque jour et pouvant atteindre jusqu’à 2 000 demandes journalières lors de pics d’activité, l’outil immobilier de prise de rendez-vous de Flatsy facilite la gestion des agences immobilières grâce à une solution de gestion professionnelle et complète 🌟

 

Grâce à l’outil de prise de rendez-vous en ligne de Flatsy, vous bénéficiez des avantages sectoriels suivants :

 

  • Un système de gestion automatique qui s’interface à l’ensemble des logiciels et portails immobiliers.
  • Un formulaire de pré-qualification personnalisé, permettant de sélectionner les candidats en fonction de vos critères d’éligibilité et donc de ne proposer des visites qu’aux prospects qualifiés. GLI, loi PINEL… Tout est pris en compte !
  • Un algorithme intelligent optimisant l’enchaînement de vos visites, tout en prenant en compte les temps de trajet entre chaque visite.
  • La fonctionnalité “Multi-agents” permettant de choisir l’agent qui conviendra le mieux pour chacune des visites.
  • La fonctionnalité « Liste d’attente » permettant de valider ou de refuser le dossier d’un candidat directement depuis l’interface, tout en gardant une trace de tous les prospects dans l’historique.
  • Un système de notifications de rappel pour une gestion sereine des retards et des annulations de dernière minute.

 

Quels bénéfices pour le candidat ?

 

  • Prendre rendez-vous depuis n’importe où, 24/24 et 7/7,
  • Organiser ses visites en quelques secondes seulement,
  • Être informé dans la foulée de son éligibilité au bien correspondant,
  • Être informé automatiquement sur le statut de son dossier (complet ou non),
  • Recevoir une confirmation de visite immédiate ainsi que des rappels automatiques avant chaque visite.

 

Les différences entre outil de planification et agenda immobilier de prise de RDV

 

L’immobilier est un secteur qui nécessite des fonctionnalités adaptées à la fois à vos besoins et à ceux de vos candidats visiteurs.

 

Nous vous expliquons les différences entre ces plateformes de gestion en ligne, pas souvent évidentes, mais qui ont pourtant une importance capitale pour assurer une gestion optimale de votre agenda immobilier en ligne au sein de votre agence.

 

Alors concrètement, quelles sont les différences existantes entre ces différents systèmes ? 👀

 

Une interface incompatible avec les portails immobiliers

 

Aujourd’hui, plus de 90 % des rendez-vous de visite pris par les candidats sont effectués depuis un portail immobilier.

 

L’outil immobilier de prise de RDV que propose Flatsy est directement intégré aux portails de recherche et sites de nos clients. Lorsqu’un candidat locataire a un coup de cœur, il lui suffit de prendre RDV directement sur l’annonce en question après avoir répondu à un rapide questionnaire de pré-qualification. 

 

Calendly, Timify et autres outils de planification traditionnels ne sont pas adaptés au secteur de l’immobilier et, par conséquent, ne sont pas disponibles sur les différentes plateformes de recherche immobilière.

 

Vous l’aurez compris, si vous souhaitez que vos clients puissent prendre rendez-vous directement depuis un portail immobilier, seul un outil de prise de rendez-vous en ligne tel que Flatsy est adapté !

 

Prendre RDV directement depuis un portail immobilier

L’absence d’un formulaire de pré-qualification dédié à l’immobilier

 

Alors que les outils de planification classiques ne permettent pas de filtrer les candidats avant les visites, l’outil immobilier de prise de RDV de Flatsy a mis en place un formulaire de pré-qualification. L’objectif ? Filtrer les candidats correspondants aux critères d’éligibilité fixés par vous et le propriétaire avant la visite.

 

Comment ça fonctionne ?

 

  • Le candidat repère un bien sur un portail immobilier.
  • Il clique alors sur le bouton de prise de RDV intégré directement sur l’annonce.
  • Il remplit alors un formulaire de contact personnalisable (civilité, nom, prénom, numéro de téléphone, adresse e-mail…).
  • Le candidat reçoit un SMS automatique en provenance de l’agence qui gère le bien et clique sur le lien pour pouvoir prendre rendez-vous parmi un nombreux choix de créneaux.
  • Une fois sur la page de prise de RDV, le candidat choisit un créneau de visite avant de remplir un questionnaire de pré-qualification afin de s’assurer qu’il est bien éligible au bien. C’est vous, en tant qu’agence immobilière, qui définissez au préalable vos propres critères d’éligibilité pour chaque bien (date d’emménagement, nombre de personnes sur le bail, salaire, situation professionnelle…).
  • Après validation, le candidat sait directement s’il est éligible ou non au bien grâce à un système de notifications. S’il est éligible, il devient un candidat qualifié et le créneau de visite est automatiquement validé. Le candidat reçoit par conséquent une confirmation de rendez-vous directement par SMS ou par e-mail. 

En cas de non-éligibilité au bien, le candidat est automatiquement averti et placé sur “Liste d’attente”.

 

Dans ce contexte, le questionnaire de pré-qualification sert avant tout à exclure les candidats non-potentiels en ne gardant que les candidats qualifiés, pour deux raisons :

 

  • En découvrant le questionnaire, l’individu va tenter de le remplir si et seulement s’il est véritablement intéressé par le bien. En effet, un candidat sans réelles ambitions n’ira pas jusqu’au bout de la démarche.
  • Seuls les candidats éligibles peuvent poursuivre les démarches afin de vous éviter de vous déplacer pour rien.

 

La pré-qualification automatique est donc à la fois un gain de temps tant pour vous que pour le candidat !

 

Le formulaire de pré-qualification permet de filtrer les candidats correspondants aux critères d’éligibilité d'un bien

Des créneaux de visite trop proches les uns des autres

 

Lorsqu’un candidat souhaite réserver un créneau de visite en ligne, vos créneaux de disponibilité sont alors automatiquement proposés au candidat. Ce dernier peut ainsi choisir le créneau horaire qui lui convient le mieux.

 

Contrairement aux agendas en ligne traditionnels, l’agenda immobilier Flatsy propose des créneaux de visite intelligents, de manière à regrouper les visites sur un même bien entre elles.

 

Ces visites sont alors regroupées en wagon, de manière à ce que vos visites s’enchaînent pour ne plus perdre de temps dans les transports.

 

Cette fonctionnalité optimise grandement la gestion de vos visites et représente un gain de temps non négligeable.

 

Les créneaux de visite intelligents permettent de regrouper les visites pour un même bienUn calcul des temps de trajets non pris en compte

 

Grâce à un algorithme intelligent, notre agenda immobilier calcule automatiquement les temps de trajet nécessaires entre vos différents rendez-vous.

 

Imaginons que vous devez effectuer une visite d’un bien dans le 20e arrondissement de Paris à 11h00 puis une deuxième visite dans le 15e arrondissement de Paris à 11h30, sachant qu’il y a plus de 25 minutes de route entre les deux biens… 

 

Il est probable que vous ne puissiez pas vous rendre à temps sur le lieu de rendez-vous pour la seconde visite, car les créneaux horaires proposés aux clients sont trop proches les uns des autres.

 

Pour pallier ce problème, notre système optimise les temps de trajet entre chaque bien, vous évitant ainsi de :

 

  • Perdre du temps en faisant des allers-retours inutiles,
  • Vous retrouver sans issue, avec des visites que vous ne pourrez pas honorer, car les temps de trajets n’avaient pas été pris en compte au préalable.

 

Comment ça marche ? Il vous suffit de renseigner l’adresse des biens que vous devez faire visiter et notre système se charge du reste ! 💪

 

Les temps de trajets sont calculés automatiquement entre les RDV

L’absence de personnalisation des e-mails de rappel avec le bien

 

Lorsque la visite d’un candidat est confirmée, notre outil immobilier de prise de rendez-vous en ligne est doté d’un système de notifications, afin de :

 

  • Garantir la prise en compte du rendez-vous à l’aide d’une confirmation de visite envoyée automatiquement par e-mail.
  • Réduire le taux d’absentéisme de 70 % comme les oublis ou les annulations de dernière minute grâce à l’envoi d’e-mails et/ou SMS de rappel avant la visite.

 

De plus, les e-mails de rappel, contrairement aux agendas en ligne traditionnels, contiennent un récapitulatif des informations clés, comme la date, l’heure, l’adresse, le nom de l’agent immobilier ainsi que des photos du bien. Le visiteur peut ainsi identifier en quelques secondes le bien dont il est question.

 

Des relances automatiques et personnalisées sont envoyées à la suite d'une confirmation de visite d'un candidatVous l’aurez compris, les outils de planification et les agendas immobiliers vous proposent des fonctionnalités plus ou moins poussées, et donc plus ou moins adaptées à vos besoins.

 

Voici un tableau récapitulatif des fonctionnalités principales comprises dans chaque type d’outil :

 

Outil de planification Agenda immobilier
Système de réservation en ligne simplifié
Programmation des RDV n’importe où, 24/24 et 7/7 
Compatibilité de l’interface avec les portails immobiliers 
Calendrier collaboratif
Pré-qualification des candidats 
Prise en compte des temps de trajets
Optimisation de l’enchaînement des visites 
Confirmation de visite immédiate et rappels automatiques 
Personnalisation des e-mails/SMS de rappel
Notification automatique sur le statut des dossiers candidats (complet ou non)
Validation/refus du dossier d’un candidat directement depuis l’interface 

 

En conclusion, si vous souhaitez simplement inscrire vos réunions d’équipes et projets collaboratifs, les outils de planification sont très efficaces et suffisants. Cependant, dans le domaine immobilier, ces outils restent limités.

 

Pour offrir à vos clients la possibilité de prendre rendez-vous en ligne à partir des portails immobiliers et vous assurer des candidats qualifiés, notre agenda immobilier est votre principal allié ! ⚔️ Demandez une démo dès maintenant ! Notre équipe sera ravie de répondre à toutes vos questions.