Si la constitution d’un dossier immobilier de location bien ficelé fait souvent tourner la tête des futurs locataires d’un bien, il met aussi à rude épreuve les agences immobilières.

 

Vous le savez, c’est souvent un casse-tête lorsqu’il s’agit de récupérer les diverses pièces justificatives, puis vous assurer qu’un dossier est dûment complet.

 

Les relances, l’étude approfondie des documents et les vérifications d’usage (pour ne citer qu’elles) prennent du temps. Beaucoup de temps. 

 

Un temps précieux que vous ou votre équipe ne pouvez pas dédier à votre cœur de métier. C’est embêtant, mais cela ne constitue pas une fatalité. 

 

Des solutions existent pour optimiser la gestion de vos dossiers de location, notamment en digitalisant le processus, comme vous allez le découvrir dans cet article.

 

Les limites du dossier immobilier de location « traditionnel » ?

 

Un process très chronophage

 

De la prise de contact avec le(s) futur(s) locataire(s) à la finalisation du dossier, la gestion d’un dossier immobilier de location est très chronophage, en particulier parce que vous devez vous occuper, entre autres : 

• Des échanges par e-mail pour répondre à des questions, ou demander au candidat des précisions ou des pièces manquantes (bulletins de salaire, quittances de loyer, garant, caution, etc.).
• Des relances, par e-mail et/ou par téléphone. Il est par exemple fréquent de ne pas recevoir les bonnes pièces administratives requises, ou alors de ne pas pouvoir les consulter pour plusieurs raisons : format de fichier impossible à ouvrir, qualité insuffisante, etc. Des aléas qui engendrent des échanges supplémentaires pour vérifier le dossier, et réclament du temps à dégager.
• Du classement des pièces du dossier exigible, pièces qui arrivent souvent au compte-gouttes et sous des formats différents (email, remise en main propre, photocopie, envoi postal, etc.).
• Des mises à jour sur l’annonce immobilière, lorsque celle-ci est amenée à évoluer (ajout de nouvelles photos, compléments d’informations, rectificatifs, etc.).
• De la vérification manuelle des pièces justificatives. Vous devez les éplucher une par une, et c’est tout sauf une sinécure, puisqu’elles se comptent souvent par dizaine. Tenez, prenez cet exemple : rien qu’avec les 3 dernières quittances de loyer et les 3 derniers bulletins de salaire, vous arrivez déjà à 6 justificatifs différents pour prétendre pouvoir louer un logement. 

 

Parfois, vous jouez aussi à la roulette russe : vous passez un temps précieux à éplucher un dossier de candidature qui s’avère finalement non-éligible, par exemple parce que les ressources financières du candidat à la location ne sont pas suffisantes pour garantir sa solvabilité.

 

Dans ce cas, c’est la double peine : vous avez en quelque sorte travaillé pour rien, sans aucun retour sur investissement, si l’on peut dire.

 

Finalement, obtenir un dossier immobilier de location complet du premier coup est un objectif pour l’agence, et à la fois un Graal rarement accessible.

 

En effet, vous devez prendre en compte les spécificités de chaque locataire pour demander les justificatifs adéquats, qui peuvent varier d’un profil à un autre. Ce qui rend la tâche plus complexe.

 

Le risque de falsification des dossiers immobiliers de location

 

Vous le voyez, le suivi et les vérifications d’usage sur un dossier prennent beaucoup de temps. Non seulement, vous devez collecter les pièces justificatives réclamées, mais aussi vous assurer de leur originalité.

 

L’usurpation d’identité dans un dossier de location, ça n’arrive pas qu’aux autres agences, malheureusement. Dans certaines localités, en particulier les grandes agglomérations, la tension sur le marché immobilier est telle que les biens à la location se font rares.

 

La concurrence entre postulants à la location y est féroce, ce qui pousse certains candidats à franchir la ligne rouge. Une étude rigoureuse du dossier est donc nécessaire pour déceler une éventuelle fraude, et éviter à votre bailleur de futurs loyers impayés, par exemple. 

 

Sans oublier le poids qui pèse sur vous : en cas de faux dossier que vous auriez validé en amont, vous pouvez être poursuivi en responsabilité.

 

Le manque d’uniformité et de centralisation des données

 

Pour éviter cela, privilégiez l’envoi de pièces par voie électronique, afin de conserver une preuve écrite des différentes démarches engagées. En cas de litige, cela pourra vous être utile, d’autant que les fraudeurs préfèrent souvent des dossiers au format papier, moins facilement traçables.

 

En parlant de papier, on touche du doigt une troisième problématique : l’absence d’uniformité et de centralisation des données que vous recevez lors de la constitution de dossiers de location immobiliers.

 

Si, à l’ère du numérique, bon nombre de vos clients doivent être familiers des modes de communication digitaux, certains d’entre-eux continuent à utiliser le bon vieux papier, que ce soit par habitude ou commodité. 

 

Au final, vous vous retrouvez avec certains documents transmis par email, d’autres présents dans des chemises cartonnées, d’autres sur des feuilles volantes qui traînent à droite, à gauche.

 

Bref, il n’est pas simple de s’y retrouver. Quand il faut faire le tri et mettre la main sur un document précis, les choses se gâtent. Et le temps s’égrène…

 

Le manque de digitalisation constitue un réel facteur bloquant. Vous avez peut-être fait ce constat en interne, dès le début de la pandémie de Covid-19.

 

Avec la fermeture des agences immobilières lors du confinement, les agences traditionnelles non digitalisées se sont retrouvées le bec dans l’eau, avec l’impossibilité d’accéder aux dossiers de location, et tout simplement de travailler.

 

Des ressources humaines à mobiliser

 

Enfin, ça va de soi, le suivi et les vérifications à opérer sur un dossier immobilier de location ne se font pas toujours toutes seules, en pilote automatique. 

 

Pour une étude rigoureuse et efficace, vous devez allouer une ou plusieurs ressources humaines sur cette tâche. En fonction des villes et du bien proposé à la location, des dizaines de dossiers peuvent être déposées en même temps. Voilà une sacrée montagne de travail qui vous attend.

 

Le principal problème, c’est que la ressource que vous allez utiliser pour décortiquer et contrôler manuellement chaque dossier ne peut pas se concentrer sur son cœur de métier (ex : effectuer des visites de biens, faire de la prospection, obtenir de nouveaux mandats), à ce moment-là.

 

Heureusement, il est possible de vous faciliter la vie lorsque vous étudierez vos prochains dossiers immobiliers de location. Vous vous demandez comment ? Réponses dans la partie suivante.

 

5 bonnes pratiques à adopter pour vos dossiers immobiliers de location en agence

 

Afin d’économiser un temps précieux et de gagner en efficacité de traitement lors de la gestion de vos dossiers candidats, voici un pêle-mêle de plusieurs conseils à appliquer pour votre agence :  

• Facilitez le dépôt des dossiers pour vos candidats locataires en proposant une solution en ligne avec un système de drag & drop (glisser-déposer) et la détection automatique des pièces déposées.
  Pour fournir les documents exigés, privilégiez une solution intuitive et aisée à prendre en main, en particulier pour les adeptes des documents au format papier.
• Centralisez toutes les candidatures dans un outil unique de gestion des dossiers comme Flatsy, pour piloter vos candidatures facilement et en temps réel.
  Grâce à cela, fini les dossiers papiers que vous oubliez sous une pile de documents sur le bureau, et les pièces justificatives éparpillées partout dans votre boîte email.
• Automatisez les relances en cas de pièces manquantes : ne perdez plus de temps à vérifier tous les dossiers manuellement, à envoyer des emails, à passer des coups de fil, etc. 
• Utilisez une solution comme DossierFacile. Ce service gratuit, proposé par l’Etat, aide le futur locataire à « constituer un dossier de location numérique de qualité ». Grâce à cela, votre agence pourra vérifier automatiquement que la liste des pièces justificatives demandées est bien disponible et à jour, avec des originaux (ex : carte nationale d’identité en cours de validité, justificatif de domicile et de situation professionnelle, dernier avis d’imposition, attestation de ressources, etc.).
• Mettez en place un questionnaire de pré-qualification en ligne : évitez de perdre du temps à étudier des dossiers non-éligibles parce que les revenus du futur aspirant ne sont pas assez élevés ou que sa situation professionnelle ne correspond pas à vos attentes (ex : la période d’essai du candidat en CDI n’a pas été validée, etc.).

 

Le petit plus ? Gardez l’historique de tous vos leads : si votre lead n’est pas éligible pour le bien auquel il a postulé, utilisez ses réponses au questionnaire de pré-qualification pour lui proposer un autre bien qui correspond à ses critères et à sa situation personnelle et professionnelle. Ainsi, vous augmenterez vos chances d’obtenir des rendez-vous immobiliers qualifiés !

 

Les 5 avantages à digitaliser la gestion des dossiers locataires

 

95% : il s’agit du pourcentage de projets immobiliers qui débutent par une visite sur internet. De quoi valider une tendance lourde : à l’ère du numérique, immobilier et digital sont complémentaires et peuvent fonctionner main dans la main.

 

Ce n’était pas gagné d’avance, puisque le monde de l’immobilier est longtemps resté à l’écart des avancées technologiques, contrairement à d’autres secteurs qui ont pris le pli plus tôt, et plus vite (ex : assurances, banques).

 

Depuis quelques années, tout s’est accéléré – la crise du Covid y est aussi pour quelque chose – et les professionnels du secteur ont bien compris les retombées positives que ces nouveaux usages pouvaient générer. À la clé, potentiellement ? Des performances optimisées et un chiffre d’affaires en hausse. 

 

Aujourd’hui, les outils digitaux font partie du paysage et sont monnaie courante, à l’image des visites virtuelles, de la signature électronique, ou encore de la géolocalisation des biens.

 

Pour les agences, la digitalisation d’un dossier immobilier de location recèle plusieurs avantages majeurs.

 

Gain de temps (et d’argent)

 

Pour commencer, vous allez gagner un temps précieux en limitant les tâches chronophages. Grâce à un outil digital dédié, votre équipe n’a plus à s’embêter avec la gestion des emails et des appels téléphoniques.

 

Le traitement de chaque dossier et les échanges avec le candidat locataire deviennent beaucoup plus rapides, puisque tout le processus est automatisé.

 

De la collecte des documents aux relances automatisées, tout a lieu en ligne. En gagnant du temps, vous augmentez aussi la productivité de vos équipes, qui peuvent enfin se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

 

Enfin, vous faites aussi des économies sur votre budget de production, car vous réduisez très fortement vos consommations de papier, et toutes les dépenses annexes (encre, archivage, imprimantes, frais postaux, photocopies, etc.).

 

Accès à des documents sur une seule et même interface

 

Deuxième avantage à mettre en avant : la simplification de tous vos process. Lorsque vous digitalisez la gestion de vos dossiers candidats, tous les documents se retrouvent au même endroit, accessibles en quelques clics depuis une seule et même interface.

 

Vous n’avez donc plus besoin de faire les fonds de tiroir pour trouver désespérément un justificatif manquant, ou de parcourir votre boîte email à la recherche d’une pièce jointe incontournable. Vous pouvez piloter tous vos dossiers depuis votre espace client. 

 

Amélioration de la réactivité et automatisation des échanges

 

Cet accès immédiat à tous vos dossiers et documents, y compris ceux automatiquement archivés depuis plusieurs mois, vous autorise une plus grande réactivité vis-à-vis de vos candidats locataires. 

 

De plus, l’usage d’un outil digital intelligent va vous aider à automatiser certaines tâches, comme la gestion des relances, par exemple. 

 

En cas de pièces justificatives manquantes dans leur dossier, les candidats seront automatiquement notifiés. 

 

Une meilleure expérience client

 

Les candidats, parlons-en, à présent. Un dossier immobilier de location digitalisé simplifie et améliore leur expérience utilisateur. 

 

Vous leur faites économiser un temps précieux en leur permettant de déposer toutes leurs pièces administratives très simplement, depuis leur ordinateur, tablette ou smartphone. 

 

Eux non plus n’ont plus besoin de constituer des dossiers papiers lors de la recherche d’un bien locatif, tout en limitant leurs déplacements.

 

Si votre agence est située à de nombreux kilomètres de leur lieu de résidence, ils n’ont plus besoin de se déplacer physiquement pour vous remettre un document important. Tout peut se faire à distance, à n’importe quel moment de la journée.  

 

Une réponse à la demande avec un dossier immobilier de location digitalisé

 

Pour terminer au rayon des avantages, la digitalisation de la gestion des dossiers locataires permet de répondre à une demande forte. 

 

En effet, 80% des Français ont recours au digital pour rechercher un bien immobilier ou des informations liées à un projet immobilier. Pour autant, attention : ne cherchez pas forcément à digitaliser pour être « tendance ». 

 

Cette démarche doit s’inscrire dans un projet de fond global, avec pour objectif de répondre à des besoins clients bien identifiés. Si votre cible est réfractaire aux outils numériques, passez votre chemin, cela serait contre-productif !

 

Dans le cas contraire, foncez. Digitaliser, c’est aussi mettre toutes les chances de votre côté pour vous démarquer de la concurrence et proposer des services innovants, particulièrement appréciés par des cibles plus jeunes (20-45 ans). 

 

Traditionnellement, la gestion d’un dossier immobilier de location reste très chronophage pour les agences.

 

En digitalisant ce processus, l’agent immobilier s’assure de passer moins de temps sur des tâches administratives à faible valeur ajoutée, pour se concentrer sur l’essentiel : la prospection et la recherche de mandats. 

 

Vous avez envie de passer à la vitesse supérieure ? Découvrez l’outil Flatsy, un précieux allié pour augmenter la productivité de votre agence (classification des dossiers, pilotage des candidatures, relances automatiques), tout en simplifiant la vie de vos candidats locataires lors de la constitution de leur dossier.