Sur votre smartphone, plusieurs appels en absence. Ce numéro vous parle : c’est encore le propriétaire d’un des biens que votre agence propose en location. Besoin d’un renseignement, sûrement.

 

Dring, dring : votre portable sonne de nouveau. Cette fois, c’est l’un des locataires qui a un problème : une fuite d’eau vient d’inonder sa salle de bains. Au pas de course, entre deux visites d’appartements, vous vous chargez de contacter un artisan pour réparer le problème. 

 

Toutes ces tâches relatives aux biens que l’on vous a confiés en location vous prennent un temps fou. Alors cette fois, vous avez tranché : il est temps de lancer un processus de recrutement d’un gestionnaire locatif, qui s’occupera de tout ça à votre place.

 

À la fin de cet article, vous connaîtrez précisément la liste des missions et des compétences d’un gestionnaire locatif, ainsi que des conseils et bonnes pratiques pour trouver et recruter le profil adéquat.

 

Quelles sont les grandes missions du gestionnaire locatif ?

 

Qu’il exerce au sein de votre agence immobilière ou ailleurs (cabinet d’administrateur de biens, syndic de copropriété etc.), le gestionnaire locatif est un rouage essentiel pour faire le lien entre le propriétaire-bailleur et le locataire-preneur. 

 

Employé multi-tâches, cet administrateur de biens s’occupe des missions de gestion locative du portefeuille de biens immobiliers que vous lui avez confié (maisons, appartements, garages, locaux commerciaux etc.).

 

Si son éventail d’actions à réaliser varie en fonction du mandat qui lui est assigné (ce dernier est obligatoire et réglementé par la loi Hoguet), le gestionnaire locatif s’occupe notamment de rechercher un locataire, de mettre le bien en location, puis d’en assurer la gestion. 

 

Cela implique la réalisation de missions précises, détaillées ci-dessous.

 

De la préparation de la location, il se chargera

 

Avant de penser à mettre le bien en location, le chargé de gestion locative s’attelle en premier lieu à vérifier qu’il soit aux normes. Plusieurs diagnostics obligatoires doivent avoir été réalisés (article 3-3 de la loi du 6 juillet 1989) :

 

• Un diagnostic de performance énergétique (DPE).
• Un Contrat de risque d’exposition au plomb (Crep).
• Une copie d’un état mentionnant la présence ou l’absence d’amiante.
• Un état de l’installation intérieure d’électricité et de gaz, si elle a plus de 15 ans.
• Dans certaines zones, un diagnostic bruit et un état des risques et pollutions doit aussi être fourni.

 

L’administrateur de biens que vous choisirez devra vérifier la présence de ces diagnostics dans le dossier de diagnostic technique (DDT) et, le cas échéant, les faire réaliser.

 

En concertation avec le propriétaire-bailleur, il détermine ensuite un montant de loyer à percevoir, en fonction des caractéristiques du bien et de sa connaissance du marché immobilier local. 

 

De la recherche d’un locataire, le gestionnaire locatif s’occupera

 

La deuxième mission phare de votre gestionnaire locatif consiste à rechercher un locataire. Pour cela, il doit faire la publicité du bien à louer en publiant une annonce sur différents canaux :

 

• La vitrine de votre agence immobilière, à concevoir comme un outil de prospection active.
• Les sites spécialisés dans les annonces immobilières de location comme SeLoger, Leboncoin ou Bien’Ici.
• Des affiches à positionner dans les commerces de proximité.
• Les médias, et notamment la presse locale et les petites annonces.
• Les réseaux sociaux, Facebook en particulier. 

 

Lorsqu’un locataire potentiel mord à l’hameçon, le gestionnaire locatif que vous recruterez  devra répondre à ses demandes de renseignements sur le bien, par email et téléphone.

 

Ce premier filtre lui permettra de vérifier que les besoins du candidat-locataire collent aux caractéristiques du bien à la location. 

 

En fonction, il opérera une sélection de candidats désireux de visiter le bien, et programmera des visites. 

 

À l’organisation des visites, il se consacrera

 

Muni de sa liste de potentiels locataires, le gestionnaire locatif embraye ensuite sur la réalisation des visites. Bien que chronophage, cette tâche reste incontournable pour trouver un locataire. 

 

Pour gagner du temps (ex : éviter les rendez-vous manqués) et se consacrer sur des prestations à plus haute valeur ajoutée (ex : accompagnement humain de vos clients, recherche de mandats), votre gestionnaire locatif peut utiliser un service de délégation des visites. 

 

Après les visites vient le choix du locataire. Votre administrateur de biens étudie les candidatures et doit notamment s’assurer de la solvabilité du candidat élu, en vérifiant les pièces justificatives fournies dans le dossier de location (fiches de paie, avis d’imposition, garants etc.).

 

Un dossier sort du lot et convainc le propriétaire ? Le gestionnaire locatif se charge alors de rédiger le bail de location, puis il réalise un état des lieux avec remise des clés au locataire.

 

Au suivi de la location, il s’attellera

 

Le locataire a désormais pris possession du bien que votre agence propose à la location. Pour votre chargé de location, il s’agit maintenant de gérer le bien dans sa globalité. 

 

Cela implique entre autres les opérations suivantes : 

 

• Appels du loyer et des charges, avec envoi des quittances de loyer et réception des fonds. S’en suit le reversement des fonds au propriétaire.
• Renouvellement du bail et réalisation d’un état des lieux de sortie si le locataire quitte le logement, avec restitution des clés et versement du dépôt de garantie.
• Révision du loyer en fonction de l’indice de référence des loyers (IRL) et régularisation des charges.
• Gestion des loyers impayés et suivi des procédures contentieuses s’il y en a, par exemple si le locataire ne règle plus son loyer.
• Établissement de devis pour réaliser d’éventuels travaux pendant la durée du bail.
• Souscription et /ou vérification des assurances : loyers impayés pour le propriétaire, responsabilité civile pour le locataire. Il doit aussi déclarer des sinistres lorsqu’ils surviennent (ex : dégât des eaux).
• Aide à la déclaration fiscale des revenus locatifs du bailleur.

 

Vous venez de le voir, l’éventail des compétences requises pour un chargé de gestion locative est très vaste.

 

Votre recrue doit posséder de solides bases techniques, administratives, juridiques et même fiscales. Détaillons-les dans la partie suivante.

 

Quelles sont les compétences requises pour un gestionnaire locatif ?

 

Être un technicien immobilier aguerri et en règle

Le gestionnaire locatif est avant tout un professionnel de l’immobilier : il doit connaître son métier sur le bout des doigts, tout en se tenant fréquemment au courant des évolutions législatives, juridiques et normatives d’un secteur en constante mutation. 

 

Cette connaissance métier, un administrateur de biens doit d’abord la justifier via une aptitude professionnelle. C’est ce que lui impose la réglementation, matérialisée par la fameuse loi Hoguet, qui fixe les conditions d’exercice des professionnels de l’immobilier.

 

Mais ce n’est pas tout. En plus de cela, il doit aussi :

 

• Avoir souscrit une assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro).
• Disposer d’une garantie financière.
• Être apte à exercer son métier.

Ces conditions sont obligatoires pour prétendre obtenir une carte professionnelle avec la mention « gestion immobilière », nécessaire pour proposer un service de gestion locative.

 

Posséder un excellent relationnel

 

Parce qu’il est en ligne directe avec le propriétaire, le locataire et des personnes tierces (assureurs, entreprises de travaux et du BTP etc.), le gestionnaire locatif doit être un communicant hors-pair. 

 

Cet expert du relationnel sait faire passer ses messages avec rondeur et fermeté, lorsque cela s’impose. Pour cela, il doit :

 

• Faire preuve d’empathie et être à l’écoute de vos clients pour répondre au mieux à leurs besoins.
• Être en mesure de gérer et désamorcer d’éventuels conflits lorsque la situation s’envenime, par exemple avec un locataire récalcitrant.
• Garder son sang-froid et rester diplomate dans n’importe quelle situation, en particulier parce qu’il représente votre agence. Faire mauvaise impression n’est jamais une bonne idée pour votre image de marque. 
• Se montrer disponible et réactif pour répondre aux demandes de vos prospects et clients dans les meilleurs délais.
• Disposer d’un sens aigu de la négociation et de la fibre commerciale. N’oubliez pas qu’il est là pour louer vos biens. Il doit être capable de prendre des initiatives et aimer relever des défis, en étant force de conviction.
• Faire preuve d’adaptabilité et être à l’aise en rendez-vous avec vos clients, notamment lors des visites.

 

Faire preuve de méthode et d’organisation

 

Afin de ne pas se laisser submerger par les nombreuses tâches qui lui ont été confiées, votre (futur) chargé de gestion locative doit enfin être rigoureux et méthodique. 

 

Les dossiers peuvent vite s’empiler sur son bureau : sans une organisation sans faille, il pourra vite se retrouver perdu. Une bonne maîtrise des outils bureautiques (tableurs, emailing, traitement de texte) sera indispensable pour garder la tête hors de l’eau, tout comme la connaissance approfondie de logiciels dédiés à la gestion locative en ligne, par exemple.

 

L’administratif faisant partie de son quotidien, le gestionnaire locatif devra également se montrer polyvalent et attentif aux détails, tout en faisant preuve de transparence et de responsabilité, notamment en matière de rédaction des baux de location et autres actes de caution.

 

Où trouver les meilleurs candidats pour faciliter votre recrutement d’un gestionnaire locatif ?

 

Vous connaissez les missions et les qualités principales d’un bon gestionnaire locatif. Voilà de quoi vous aider à dénicher l’oiseau rare, qui se sera probablement formé au métier en passant l’un des diplômes suivants :

 

• BTS Professions immobilières (PI) ou DUT immobilier.
• Titre RNCP de type commerce, Niveau 5 (BAC+2), option immobilier.
• Bachelor ou Licence professionnelle immobilière (Bac +3) : gestion et administration de biens.

Un Master 2 en droit immobilier peut aussi être intéressant si vous recherchez un candidat pour un poste exigeant des connaissances très approfondies en matière juridique et fiscale, notamment.

 

Afin de trouver le candidat qui réponde à vos besoins, voici plusieurs pistes à explorer : 

 

• Parcourez les réseaux des écoles immobilières comme l’ESPI, l’IMSI, l’ESI, l’EFAB, ou encore les IUT proposant des licences spécialisées en immobilier (Lille, Lyon 3…). Profitez-en pour publier une annonce d’emploi sur leur plateforme d’annonces. 
• Participez à des CV datings pour découvrir des candidats motivés, à la recherche d’un emploi de gestionnaire locatif. 
• Publiez votre annonce d’emploi au sein du réseau immobilier et sur des plateformes de recrutement plus généralistes comme Indeed, Monster ou encore Welcome to the Jungle.
• Postez votre annonce de recrutement d’un gestionnaire locatif sur les réseaux sociaux, mais pas n’importe lesquels. Privilégiez notamment Facebook et surtout LinkedIn, réseau social professionnel par excellence. De façon générale, restez à l’affût des meilleures stratégies de marketing immobilier.
• Profitez du pouvoir du bouche-à-oreille. Parlez de votre recherche autour de vous, que ce soit dans votre cercle professionnel et même personnel. Vous aurez peut-être la chance de profiter des recommandations de votre réseau et de trouver le bon candidat… sans le chercher (ou presque) !
• Misez aussi sur les personnes en reconversion, qui ont souvent un projet bien défini, de l’expérience de vie et une volonté importante d’atteindre leurs objectifs.
• Faites appel à des chasseurs de tête spécialisés dans le domaine immobilier, en particulier si vous recherchez des profils plus expérimentés. Vous gagnerez un temps précieux et serez redirigé vers des candidats répondant à vos besoins.
  Par contre, le coût financier sera plus élevé que si votre agence se charge elle-même du processus de recrutement. 

 

Les bonnes pratiques pour le recrutement d’un gestionnaire locatif 

 

Tout est plus clair pour vous ? Avant de vous lancer dans le recrutement d’un gestionnaire locatif, assurez-vous de suivre les quatre étapes ci-dessous.

Définissez vos besoins

Pour commencer, vous devez avoir une vision claire du poste et de la personne recherchée. Pour cela, réunissez-vous avec les membres de votre équipe et posez-vous les questions suivantes : 

 

• Quels sont les objectifs du poste ?
• Quelles missions précises voulez-vous confier au gestionnaire locatif ?
• Quelle formation et niveau d’expérience doit-il posséder ?
• Quelles qualités indispensables doit-il avoir ?
• Ouvrez-vous ce recrutement en gestion locative en CDI, ou plutôt en CDD ?
• Dans quel cadre hiérarchique va-t-il évoluer ?

L’astuce en + : Faites le point sur le budget à allouer à ce recrutement, afin de définir une fourchette de rémunération. Pour information, le salaire moyen brut de base d’un gestionnaire locatif s’élève à 33 288 € brut/an.
Un chiffre qui va logiquement fluctuer en fonction du diplôme et de l’expérience du candidat que vous souhaitez recruter.

 

Rédigez une offre attrayante

 

Pour vous démarquer de la masse des offres d’emploi en gestion locative publiées en ligne, montrez-vous persuasif grâce à une annonce qui renvoie une image attractive de votre agence immobilière. Par la même, vous renforcerez votre marque employeur.

 

Vous pouvez par exemple proposer un système de rémunération compétitif avec des primes élevées, ou encore vous démarquer de la concurrence avec des conditions de travail agréables au niveau des horaires, du télétravail ou des équipements que vous proposez. 

 

Une fois cette annonce rédigée, publiez-la sur les bons canaux, c’est-à-dire ceux que vos cibles consultent. Si vous visez un profil junior et plutôt jeune, le web et les réseaux sociaux restent des canaux incontournables.

Besoin d’autres pistes ? Vous avez quelques idées dans lesquelles piocher dans la partie précédente, rappelez-vous ;-).

 

L’astuce en + : Si vous pouvez faire preuve d’originalité dans votre offre de recrutement, en introduisant par exemple une pointe d’humour, la loi vous impose quand même le respect de certaines mentions obligatoires comme la référence de l’offre, son intitulé, sa description, ou encore le type de contrat proposé. Et, bien sûr, votre offre d’emploi ne doit pas être discriminatoire.

 

Opérez une pré-sélection des candidats

 

Au fur et à mesure, les dossiers de candidature vont arriver dans votre boîte email. Effectuez un premier tri en les mettant de côté le plus rapidement possible, par exemple en les classant dans un dossier dédié sur votre client email.

 

Cela vous évitera de passer à côté d’un CV efficace, qui se serait noyé au milieu de vos autres messages (vérifiez aussi votre dossier spam, d’ailleurs).

 

Une fois la date limite de candidature atteinte, examinez avec minutie toutes les candidatures reçues en épluchant CV et lettre de motivation, si vous en avez demandé une.

 

Conservez les candidats qui correspondent au profil souhaité et écartez ceux qui en sont trop éloignés. 

 

L’astuce en + : Dans le lot, toutes les candidatures ne colleront pas exactement au profil recherché. C’est le jeu. Certaines personnes tentent parfois leur chance même si elles ne possèdent pas exactement les compétences requises. Ne les mettez pas forcément de côté pour autant. Ces candidats moins « formatés » peuvent aussi posséder des compétences que des candidats plus qualifiés n’auraient pas encore développées. Rien ne vous empêche de leur faire suivre une petite formation de gestion locative en interne pour les mettre au niveau, si vous proposez ce genre de service. 

 

Vérifiez les compétences du candidat en entretien

 

Ultime étape de votre processus de recrutement : l’entretien d’embauche. C’est un peu le révélateur final. Grâce à lui, vous allez pouvoir jauger la personnalité, les compétences et le savoir-être des candidats qui ont passé avec succès la sélection précédente. 

 

Profitez-en pour parler de votre agence immobilière, de vos projets et des missions liées au poste. Mais, surtout, laissez parler le candidat pour déceler ses réelles motivations pour le poste et votre agence.

 

Posez-lui des questions sur son parcours professionnel, sa formation, ses attentes etc. Au fil de l’entretien, assurez-vous que le candidat possède à la fois des compétences techniques incontournables – vous pouvez même le mettre en situation – et des compétences comportementales.

 

Rappelez-vous qu’un gestionnaire locatif est une personne polyvalente qui doit autant exceller dans sa connaissance du métier, que sur l’aspect humain. 

 

Vous séchez sur les questions à poser ? Inspirez-vous des quelques exemples ci-dessous, en plus de ceux déjà distillés tout au long de ces lignes : 

 

• Pourquoi pensez-vous être fait pour ce poste ?
• Pourquoi souhaitez-vous rejoindre notre agence immobilière ?
• Quel est votre plan de carrière ?
• Comment réagissez-vous face à un conflit ?
• Quel est votre plus gros défaut ?

 

L’astuce en + : Un entretien d’embauche se prépare aussi bien pour le candidat, que pour le recruteur. Pour ne rien oublier le Jour J, organisez vos entretiens en amont en définissant des critères précis sur lesquels vous souhaitez baser votre évaluation. Et listez des questions types que vous souhaitez absolument poser, afin de ne rien oublier.

 

Un excellent gestionnaire locatif n’est pas facile à trouver. Ce professionnel de l’immobilier polyvalent doit à la fois posséder des compétences techniques, juridiques, administratives et bien sûr humaines.

 

Bien connaître ses compétences et l’éventail de ses missions vous aidera lors de votre processus de recrutement. Vous savez à présent où trouver les meilleurs candidats, ainsi que les bonnes pratiques à suivre pour sélectionner le gestionnaire locatif adapté à vos critères de recherche.

 

Dès qu’un candidat aura fait l’unanimité à vos yeux, intégrez-le comme il se doit à votre agence immobilière. Vous désirez rendre son quotidien plus facile, et lui faire gagner beaucoup de temps ? 

 

Présentez-lui l’outil Flatsy, qui permet notamment aux candidats locataires de prendre rendez-vous en ligne, mais aussi de confier la gestion des visites à des agents qualifiés.